Per l'erogazione della prima parte dei contributi, è fondamentale caricare i documenti di iniziomobilità in Mobility Online entro 7 giorni: Attendance Certificate, Learning Agreement / Digital Learning Agreement e certificato di completamento del corso Moodle “Ready to Mobile”.
L’Attendance Certificate certifica la durata della mobilità: è scaricabile da Mobility Online (dopo la firma del Contratto Finanziario) e va fatto compilare all’Università partner secondo le seguenti modalità:
Prima parte ("Start of Mobility"): entro sette giorni dall’inizio della mobilità.
Seconda parte ("End of Mobility"): in uno dei sette giorni precedenti alla partenza.
L’Attendance Certificate caricato deve essere completo di timbro e firma dell’Università ospitante, senza correzioni o cancellature. Se contiene errori, sarà necessario scaricarlo nuovamente da Mobility Online per farlo compilare correttamente dal partner. Viene accettato anche il modulo fornito dall’università partner, purché contenente le stesse informazioni corrette.
I contributi vengono calcolati in base alle date riportate dall’Università partner nell’Attendance Certificate, anche se diverse da quelle previste nel Contratto Finanziario. Solo la mobilità certificata nell’Attendance Certificate è finanziata. Si consiglia di informarsi sui criteri adottati dall’Università partner con anticipo per evitare spiacevoli incomprensioni. La durata minima richiesta per ottenere i contributi di mobilità è di 60 giorni di mobilità fisica, pena l’annullamento dello status Erasmus+ e la restituzione dei contributi già ricevuti.
Tra i documenti di inizio mobilità, va inoltre caricata la versione Standard Europea del Learning Agreement o Digital Learning Agreement before the mobility (non il Riepilogo) approvato da tutte le parti (in PDF o digitalmente). Se il Learning Agreement non è stato controfirmato dalla sede partner prima dell’inizio della mobilità, è necessario farlo firmare entro sette giorni dall’arrivo e caricarlo.
Infine, è necessario caricare il certificato di completamento del corso Moodle "Ready to Mobile: your starter kit", un percorso creato per supportare studentesse e studenti nella preparazione della loro mobilità.
Il pagamento dei contributi avviene solo dopo aver acquisito tutti i documenti di inizio mobilità corretti.
Un eccessivo ritardo (oltre un mese dall'inizio della mobilità) nella presentazione dei documenti di inizio mobilità in Mobility Online comporterà l'annullamento dello status Erasmus e il mancato pagamento dei contributi previsti.
Durante il periodo di studio all'estero, le studentesse e gli studenti hanno la possibilità di modificare il Learning Agreement in Uniweb per aggiungere o eliminare corsi. Sono ammesse fino a 4 modifiche, oltre alla prima compilazione (manuale scaricabile alla pagina Learning Agreement).
Se la modifica consiste nell'eliminazione di un corso, non è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb; se invece riguarda la sostituzione e/o l'aggiunta di un nuovo corso, allora è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb e ottenere l'approvazione di tutte le parti.
I cambiamenti al Learning Agreement devono essere concordati con il/la docente di riferimento (responsabile di flusso o presidente del Corso di studio o un/a delegato/a) e proposti entro 30 giorni dall'inizio dei corsi o dall'inizio del secondo semestre per le studentesse e gli studenti che hanno un periodo di mobilità di durata superiore ai sei mesi. Per maggiori informazioni è necessario rivolgersi al Mobility Desk presso la/il propria/o Scuola/Dipartimento.
Possono essere riconosciute solo le attività preventivamente concordate nel LA/DLA.
Se con il partner non è attivo lo scambio digitale del LA via EWP, una volta approvato in Uniweb dal/dalla docente di Padova, è necessario scaricare il modulo Standard Europeo (non il Riepilogo) da far controfirmare all’Università ospitante.
Se il partner risulta attivo in EWP, la versione Standard Europea DLA scaricabile da Uniweb sarà già completa di firme dopo l’approvazione del partner.
Le studentesse e gli studenti devono conservare il primo e (in caso di modifica) l’ultimo LA/DLA approvati in Uniweb dal/dalla docente di Padova e controfirmati dall’Università ospitante. Non è necessario consegnare l’originale, è sufficiente caricare i documenti sulla piattaforma Mobility Online.
Studentesse e studenti devono conservare tutta la documentazione inviata.
Per documentate ragioni, è possibile presentare una richiesta di prolungamento dello status di studentessa/studente Erasmus fino ad un massimo di dodici mesi complessivi (cioè borsa originaria più prolungamento).
Per ottenere tale prolungamento è necessario inoltrare la richiesta almeno un mese prima della scadenza del periodo di mobilità indicata dal contratto finanziario e comunque sempre nel rispetto delle regole dell'Università ospitante. Per le studentesse e gli studenti che terminano tra i primi di agosto e i primi di settembre, la documentazione deve pervenire necessariamente entro e non oltre il 15 luglio. Dopo il 15 luglio non si autorizzeranno richieste di prolungamento.
Se il prolungamento è fino ad un massimo di 15 giorni, non è necessario fare formale richiesta.
Se il prolungamento è superiore a 15 giorni, è necessario compilare l’apposito modulo di richiesta disponibile nella piattaforma Mobility Online. La studentessa/lo studente deve far firmare il modulo all’Università ospitante e caricarlo in Mobility Online. Deve essere poi approvato in Mobility Online sia dal Mobility Desk di Scuola/ Dipartimento, che dal Mobility Unit per poter essere autorizzato.
Dopo l’approvazione in Mobility Online da parte degli uffici, la studentessa/lo studente riceve una email di conferma dell’avvenuta autorizzazione al prolungamento con il documento di “notifica” allegato.
I mesi di prolungamento non vengono finanziati; è tuttavia necessario fare la richiesta sia per ragioni assicurative, sia ai fini del riconoscimento del periodo di studio. È possibile una sola richiesta di prolungamento e non è ammessa alcuna interruzione del soggiorno all'estero fra il periodo di borsa originaria e il prolungamento.
Prima del rientro è necessario richiedere alcuni documenti all’università ospitante, presso il locale ufficio Relazioni Internazionali/Erasmus:
Attendance Certificate, ossia la dichiarazione ufficiale di durata del soggiorno, attestante le date esatte (giorno/mese/anno) dell'arrivo e della partenza, con data, firma e timbro originali. Il certificato dovrà essere compilato dall'Ufficio Relazioni Internazionali o ufficio Erasmus, NON dal coordinatore.
Transcript of Records originale (certificato degli esami sostenuti all’estero) e/o lettera del docente straniero dell’attività di tesi e/o attestati di frequenza per i tirocini redatto su carta intestata, con data, firma e timbro (oppure firma elettronica). Nel caso in cui il certificato degli esami non sia disponibile alla partenza deve essere fatto spedire in originale presso il Settore Mobility (Palazzo Anselmi, Lungargine del Piovego 1, 35131 Padova, Italy).
La mancata presentazione del certificato di soggiorno, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, o con cancellature e correzioni) comporterà l'annullamento dello status Erasmus / mobilità collaterale e la completa restituzione della borsa e di ogni eventuale integrazione.
Poiché l'attività presente nel Transcript, ai fini del riconoscimento, deve essere coerente con il Learning agreement presentato, si raccomanda di ricompilare il proprio Learning Agreement e provvedere alla modifica definitiva su Uniweb, prima della fine del periodo di mobilità.
Il fac-simile di lettera per l'attestazione del lavoro di tesi del tutor esterno è scaricabile nella sezione Transcript of records.
La lettera deve essere scritta dal/dalla docente supervisore del lavoro di tesi svolto all'estero, e consegnata al rientro al Settore Mobility assieme agli altri documenti richiesti.
