Durante il soggiorno Erasmus

Le procedure previste durante il soggiorno Erasmus sono riportate dettagliatamente in questa pagina.

Chi durante il soggiorno Erasmus dovesse incorrere in infortuni durante la permanenza all'interno dell'università ospitante, usufruisce della copertura assicurativa dell'Università di Padova.

  1. Caricare i documenti di inizio soggiorno (Attendance Certificate e Learning Agreement before the mobility)

Se Attendance Certificate e Learning Agreement before the mobility non vengono caricati nell’Area Studenti del sito dell’International Office, non viene erogata la prima parte di borsa. Per farlo è necessario accedere con le credenziali di Uniweb, selezionare la mobilità corretta e cliccare sulla voce Upload documenti di inizio soggiorno.

Entrambi i documenti vanno caricati entro 7 giorni dall’arrivo presso la sede partner.

L’Attendance Certificate è il certificato di durata del soggiorno e va fatto compilare all’Università partner secondo le seguenti modalità:

  • la prima parte relativa alla “Date of Arrivalentro 7 giorni dall’arrivo presso l’Università ospitante
  • la seconda parte relativa alla “Date of Departurein uno dei 7 giorni prima della partenza. Il documento con timbro e firma originali senza correzioni va consegnato o anticipato via mail a erasmus@unipd.it entro 10 giorni dalla Date of Departure all'International Office (sede di Palazzo Bo) previo appuntamento. Se ci sono errori è necessario farsi rilasciare un nuovo modulo, anche se fornito dall’Università partner purché originale.

La borsa viene calcolata in base alle date riportate dall’Università partner nell’Attendance Certificate, anche se diverse da quelle previste nel contratto finanziario. Si consiglia di informarsi sui criteri adottati dall’Università partner con anticipo per evitare spiacevoli incomprensioni.

La mancata presentazione del certificato di soggiorno, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, o con cancellature e correzioni) comporterà l'annullamento dello status Erasmus / mobilità collaterale e la completa restituzione della borsa e di ogni eventuale integrazione.

È necessario inoltre caricare la versione Standard Europea del Learning Agreement before the mobility (non il Riepilogo) scaricata da Uniweb dopo l’approvazione del docente di Padova e, successivamente, firmata dalla sede partner.

Se il Learning Agreement non è stato controfirmato dalla sede partner prima dell’inizio della mobilità, è necessario farlo firmare entro 7 giorni dall’arrivo.

  2. Modificare il Learning Agreeement (se necessario)

Durante il periodo di studio all'estero lo studente ha la possibilità di modificare il Learning Agreement in Uniweb, per aggiungere o eliminare corsi. Si possono presentare fino ad un massimo di 4 Learning Agreement (manuale scaricabile alla pagina Learning agreement).

Se la modifica consiste nell'eliminazione di un corso, non è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb; se invece riguarda la sostituzione e/o l'aggiunta di un nuovo corso, allora è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb e ottenere l'approvazione di tutte le parti.

I cambiamenti al Learning Agreement devono essere concordati con il proprio docente di riferimento (responsabile di flusso o presidente del Corso di studio o un su delegato) e proposti entro 30 giorni dall'inizio dei corsi o dall'inizio del secondo semestre per gli studenti che hanno un periodo di mobilità di durata superiore ai sei mesi. Per maggiori informazioni è necessario rivolgersi al Servizio Erasmus della propria Scuola. 

Possono essere riconosciute solo le attività preventivamente concordate nel LA.

Una volta approvato in Uniweb dal docente di Padova, è necessario scaricare il modulo Standard Europeo (non il Riepilogo) da far controfirmare all’Università ospitante.

Lo studente deve conservare il primo e (in caso di modifica) l’ultimo LA approvati in Uniweb dal docente di Padova e controfirmati dall’Università ospitante. Non è necessario consegnare l’originale, è sufficiente caricare i documenti nell’Area Studenti selezionando l’a.a. della propria mobilità.

Lo studente è invitato a conservare tutta la documentazione inviata.

  4. Richiedere il prolungamento del soggiorno Erasmus (se necessario)

Per documentate ragioni, è possibile presentare una richiesta di prolungamento dello status di studente Erasmus fino ad un massimo di dodici mesi complessivi (cioè borsa originaria più prolungamento).

Per ottenere tale prolungamento è necessario inoltrare la richiesta almeno un mese prima della scadenza del periodo di mobilità indicata dal contratto. Per gli studenti che terminano tra i primi di agosto e i primi di settembre la documentazione deve pervenire necessariamente entro e non oltre il 15 luglio. Dopo il 15 luglio non si autorizzeranno richieste di prolungamento.

Se il prolungamento è fino ad un massimo di 15 giorni, non è necessario fare formale richiesta, ma è sufficiente una comunicazione via mail a erasmus@unipd.it

È necessario inviare al'International Office (sede di Palazzo Bo):

  • l'apposito modulo di richiesta debitamente compilato e firmato sia dallo studente che dall'istituzione straniera via e-mail a erasmus@unipd.it;
  • un’e-mail (a: serena.scattolin@unipd.it) di autorizzazione da parte del docente responsabile di flusso di Padova.

Una volta autorizzato il prolungamento, lo studente riceverà una e-mail di conferma. I mesi di prolungamento non vengono finanziati; è tuttavia necessario fare la richiesta sia per ragioni assicurative sia ai fini del riconoscimento del periodo di studio.
È  possibile una sola richiesta di prolungamento e non è ammessa alcuna interruzione del soggiorno all'estero fra il periodo di borsa originaria e il prolungamento.

Nell'elenco delle richieste di prolungamento, nel caso in cui siano vistati sia il modulo di richiesta che l'autorizzazione docente, il prolungamento si intende automaticamente autorizzato; successivamente verrà inviato il documento di "notifica" tramite e-mail.

  5. Richiedere all'Università ospitante la documentazione necessaria prima di tornare a casa

Prima del rientro è necessario richiedere alcuni documenti all’università ospitante, presso il locale ufficio Relazioni Internazionali/Erasmus:

  • la dichiarazione ufficiale di durata del soggiorno, attestante le date esatte (giorno/mese/anno) dell'arrivo e della partenza, con data, firma e timbro originali. Il certificato dovrà essere compilato dall'Ufficio Relazioni Internazionali o ufficio Erasmus, NON dal coordinatore.
  • Transcript of Records originale (certificato degli esami sostenuti all’estero) e/o lettera del docente straniero dell’attività di tesi e/o attestati di frequenza per i tirocini redatto su carta intestata, con data, firma e timbro. Nel caso in cui il certificato degli esami non sia disponibile alla partenza deve essere fatto spedire in ORIGINALE presso il Servizio Relazioni Internazionali - Programma Erasmus+ Studio Università degli Studi di Padova, via VIII Febbraio 2, 35122 Padova, Italy).

La mancata presentazione del certificato di soggiorno, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, o con cancellature e correzioni) comporterà l'annullamento dello status Erasmus / mobilità collaterale e la completa restituzione della borsa e di ogni eventuale integrazione.

Poiché l'attività presente nel Transcript, ai fini del riconoscimento, deve essere coerente con il Learning agreement presentato, si raccomanda di ricompilare il proprio Learning Agreement e provvedere alla modifica definitiva su Uniweb, prima della fine del periodo di mobilità.

Il fac-simile di lettera per l'attestazione del lavoro di tesi del tutor esterno è scaricabile nella sezione Transcript of records.

La lettera deve essere scritta dal docente supervisore del lavoro di tesi svolto all'estero, e consegnata al rientro allo sportello Erasmus assieme agli altri documenti richiesti.

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