Durante il soggiorno Erasmus
Le procedure previste durante il soggiorno Erasmus sono riportate dettagliatamente in questa pagina.
Chi durante il soggiorno Erasmus dovesse incorrere in infortuni durante la permanenza all'interno dell'università ospitante, usufruisce della copertura assicurativa dell'Università di Padova.
1. Caricare i documenti di inizio soggiorno (Attendance Certificate e Learning Agreement before the mobility)
Se Attendance Certificate e Learning Agreement before the mobility non vengono caricati nell’Area Studenti Erasmus al link www.unipd.it/relint, non viene erogata la prima parte di borsa. Per caricare i due documenti è necessario accedere con le credenziali di Uniweb, selezionare dal menu "Area Studenti Erasmus" l’a.a. della propria mobilità e sceglierela voce “Documenti di inizio mobilità”
Entrambi i documenti vanno caricati entro sette giorni dall'inizio della mobilità.
L’Attendance Certificate è il certificato di durata della mobilità che il Settore Mobility invia via email alle studentesse e agli studenti prima di iniziare la mobilità. Va fatto compilare all’Università partner secondo le seguenti modalità:
- la prima parte, relativa alla “Start of Mobility”, entro sette giorni dall’inizio della mobilità;
- la seconda parte, relativa alla “End of Mobility”, in uno dei sette giorni prima della partenza. Il documento con timbro e firma originali senza correzioni va caricato entro dieci giorni dalla Date of Departure al link www.unipd.it/relint. Se ci sono errori è necessario farsi rilasciare un nuovo modulo, anche se fornito dall’Università partner purché contenente le stesse informazioni.
La borsa viene calcolata in base alle date riportate dall’Università partner nell’Attendance Certificate, anche se diverse da quelle previste nel contratto finanziario. Solo la mobilità certificata nell’Attendance Certificate è finanziata. È preferibile informarsi sui criteri adottati dall’Università partner con anticipo per evitare spiacevoli incomprensioni. La durata minima richiesta per ottenere i contributi di mobilità è di 60 giorni di mobilità fisica, pena l’annullamento dello status Erasmus+ e la restituzione dei contributi già ricevuti.
La mancata presentazione dell’Attendance Certificate, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, con cancellature e correzioni o compilato in modo errato) comporta l'annullamento dello status Erasmus / mobilità collaterale e la completa restituzione della borsa e di ogni eventuale integrazione.
Entro sette giorni dall’inizio della mobilità è necessario inoltre caricare la versione Standard Europea del Learning Agreement before the mobility (non il Riepilogo) scaricata da Uniweb dopo l’approvazione del docente di Padova e, successivamente, firmata dalla sede partner.
Se il Learning Agreement non è stato controfirmato dalla sede partner prima dell’inizio della mobilità, è necessario farlo firmare entro sette giorni dall’arrivo e caricarlo.
2. Modificare il Learning Agreement (se necessario)
Durante il periodo di studio all'estero, le studentesse e gli studenti hanno la possibilità di modificare il Learning Agreement in Uniweb per aggiungere o eliminare corsi. Si possono presentare fino ad un massimo di quattro Learning Agreement (manuale scaricabile alla pagina Learning Agreement).
Se la modifica consiste nell'eliminazione di un corso, non è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb; se invece riguarda la sostituzione e/o l'aggiunta di un nuovo corso, allora è necessario presentare un nuovo LA in Uniweb e ottenere l'approvazione di tutte le parti.
I cambiamenti al Learning Agreement devono essere concordati con il/la docente di riferimento (responsabile di flusso o presidente del Corso di studio o un/a delegato/a) e proposti entro 30 giorni dall'inizio dei corsi o dall'inizio del secondo semestre per le studentesse e gli studenti che hanno un periodo di mobilità di durata superiore ai sei mesi. Per maggiori informazioni è necessario rivolgersi al Mobility Desk presso la/il propria/o Scuola/Dipartimento.
Possono essere riconosciute solo le attività preventivamente concordate nel LA.
Una volta approvato in Uniweb dal/dalla docente di Padova, è necessario scaricare il modulo Standard Europeo (non il Riepilogo) da far controfirmare all’Università ospitante.
Le studentesse e gli studenti devono conservare il primo e (in caso di modifica) l’ultimo LA approvati in Uniweb dal/dalla docente di Padova e controfirmati dall’Università ospitante. Non è necessario consegnare l’originale, è sufficiente caricare i documenti nell’Area Studenti selezionando l’a.a. della propria mobilità.
Studentesse e studenti devono conservare tutta la documentazione inviata.
4. Richiedere il prolungamento del soggiorno Erasmus (se necessario)
Per documentate ragioni, è possibile presentare una richiesta di prolungamento dello status di studentessa/studente Erasmus fino ad un massimo di dodici mesi complessivi (cioè borsa originaria più prolungamento).
Per ottenere tale prolungamento è necessario inoltrare la richiesta almeno un mese prima della scadenza del periodo di mobilità indicata dal contratto finanziario. Per le studentesse e gli studenti che terminano tra i primi di agosto e i primi di settembre, la documentazione deve pervenire necessariamente entro e non oltre il 15 luglio. Dopo il 15 luglio non si autorizzeranno richieste di prolungamento.
Se il prolungamento è fino ad un massimo di 15 giorni, non è necessario fare formale richiesta, ma è sufficiente una comunicazione via mail a erasmus@unipd.it.
Se il prolungamento è superiore a 15 giorni, è necessario caricare l’apposito modulo di richiesta (disponibile qui sotto) nell’Area Studenti Erasmus al link www.unipd.it/relint.
Il modulo di richiesta deve essere debitamente compilato dalla studentessa/dallo studente, e firmato dall'Istituzione ospitante. Dopo essere stato firmato dall’Istituzione ospitante, è necessaria la firma dell’ufficio del Settore Mobility presso la Scuola/Dipartimento.
Solo per le studentesse e gli studenti della Scuola di Ingegneria e della Scuola di Scienze, l’autorizzazione al prolungamento da parte dell’ufficio Mobility di Scuola/Dipartimento è subordinata al consenso del/della docente responsabile di flusso di Padova. Su richiesta della studentessa/dello studente, il/la docente deve comunicare tramite e-mail all’ufficio Mobility di Scuola/Dipartimento l’autorizzazione al prolungamento della mobilità.
Nei giorni successivi al caricamento del modulo di richiesta, la studentessa/lo studente riceverà una e-mail di conferma dell’avvenuta autorizzazione al prolungamento con il documento di “notifica”.
I mesi di prolungamento non vengono finanziati; è tuttavia necessario fare la richiesta sia per ragioni assicurative, sia ai fini del riconoscimento del periodo di studio.
È possibile una sola richiesta di prolungamento e non è ammessa alcuna interruzione del soggiorno all'estero fra il periodo di borsa originaria e il prolungamento.
5. Richiedere all'Università ospitante la documentazione necessaria prima di tornare a casa
Prima del rientro è necessario richiedere alcuni documenti all’università ospitante, presso il locale ufficio Relazioni Internazionali/Erasmus:
- Attendance Certificate, ossia la dichiarazione ufficiale di durata del soggiorno, attestante le date esatte (giorno/mese/anno) dell'arrivo e della partenza, con data, firma e timbro originali. Il certificato dovrà essere compilato dall'Ufficio Relazioni Internazionali o ufficio Erasmus, NON dal coordinatore.
- Transcript of Records originale (certificato degli esami sostenuti all’estero) e/o lettera del docente straniero dell’attività di tesi e/o attestati di frequenza per i tirocini redatto su carta intestata, con data, firma e timbro (oppure firma elettronica). Nel caso in cui il certificato degli esami non sia disponibile alla partenza deve essere fatto spedire in originale presso il Settore Mobility (Palazzo Anselmi, Lungargine del Piovego 1, 35131 Padova, Italy).
La mancata presentazione del certificato di soggiorno, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, o con cancellature e correzioni) comporterà l'annullamento dello status Erasmus / mobilità collaterale e la completa restituzione della borsa e di ogni eventuale integrazione.
Poiché l'attività presente nel Transcript, ai fini del riconoscimento, deve essere coerente con il Learning agreement presentato, si raccomanda di ricompilare il proprio Learning Agreement e provvedere alla modifica definitiva su Uniweb, prima della fine del periodo di mobilità.
Il fac-simile di lettera per l'attestazione del lavoro di tesi del tutor esterno è scaricabile nella sezione Transcript of records.
La lettera deve essere scritta dal/dalla docente supervisore del lavoro di tesi svolto all'estero, e consegnata al rientro al Settore Mobility assieme agli altri documenti richiesti.
