Informativa sul trattamento dei dati personali (studenti)

Art. 13 Regolamento UE 2016/679 - Regolamento generale sulla protezione dei dati

Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti che  intendono immatricolarsi ai corsi di studio e degli studenti, laureandi, laureati, borsisti, specializzandi e dottorandi  dell’Università degli Studi di Padova.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e di tutti i diritti degli interessati, secondo quanto precisato nelle seguenti informazioni.

  Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Padova, con sede legale in Via VIII Febbraio n. 2, 35122 - Padova (posta elettronica certificata: amministrazione.centrale@pec.unipd.it).

  Responsabile della protezione dei dati

Presso il Titolare del trattamento è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE. Il Responsabile della protezione dei dati può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@unipd.it.

  Fonti e tipologia di dati

L’Università provvede al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato in fase di registrazione, preimmatricolazione, immatricolazione e iscrizione ai corsi di studi, di dottorato, di specializzazione, master e ogni altro corso di alta formazione o professionale attivato presso l’Università, anche in seguito al conseguimento dell’eventuale titolo finale
I dati personali che possono essere oggetto di trattamento esclusivamente per le finalità indicate dal punto 4 sono:

a) dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, sesso), di contatto, di residenza, relativi alla carriera, relativi a titoli posseduti e alle condizioni reddituali;
b) dati particolari (per es., dati relativi alla salute, all’origine razziale ed etnica, all’orientamento sessuale) il cui trattamento viene effettuato solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico, o da consenso dall’interessato espresso contestualmente all’insorgere di esigenze contingenti (quale, ad esempio, un eventuale infortunio);
c) dati relativi a condanne penali e reati.

  Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati è finalizzato esclusivamente allo svolgimento di tutte le attività connesse ai compiti istituzionali e di pubblico interesse di competenza dell’Università. In particolare, il trattamento è effettuato per le seguenti finalità:

I. Finalità connesse alla gestione della carriera universitaria e dei rapporti giuridici ed economici

a) gestione delle procedure di ammissione ai corsi di studio a numero programmato e ai corsi post-lauream;
b) preimmatricolazione e immatricolazione per accesso ai corsi di studio e iscrizione alle attività formative comunque denominate;
c) gestione della carriera universitaria, compreso il conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale;
d) comunicazioni relative a pratiche amministrative;
e) calcolo degli importi delle tasse dovute e in generale fruizione dei benefici economici (ad es. premi, borse di studio, c.d. studenti ex 150 ore);
f) gestione del servizio di inclusione nella comunità studentesca di studenti con specifiche disabilità, DSA e BES;
g) mobilità internazionale;
h) eventuale partecipazione a progetti di ricerca o ad altre attività compatibili con le finalità istituzionali dell’Ateneo;
i) gestione delle procedure legate alle elezioni dei rappresentanti degli studenti e per eventuale svolgimento dei compiti inerenti la carica elettiva ricoperta dall’interessato negli organi di Ateneo;
j) gestione dei procedimenti disciplinari nei confronti degli studenti;
k) utilizzo dei servizi informativi, telematici e di posta elettronica forniti dall’Ateneo;
l) organizzazione della didattica, degli esami e degli esami di conseguimento del titolo di studio e di ogni altro attestato finale;
m) utilizzo dei servizi bibliotecari;
n) accesso ai laboratori e ad altre strutture protette;
o) attivazione e gestione di tirocini curriculari ed extracurriculari anche presso enti convenzionati;
p) videosorveglianza delle strutture di Ateneo;
q) gestione delle pratiche relative a sinistri;
r) controllo della veridicità delle autocertificazioni rese ai sensi del D.P.R. n. 445/2000;
s) indagini statistiche svolte all’interno dell’Ateneo al fine di migliorare i servizi e l’assistenza agli studenti o al fine di migliorare l’attività didattica;
t) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

II. Altre finalità istituzionali
a) divulgazione dell’offerta formativa e degli eventi informativi e culturali organizzati o patrocinati dall’Università o dalle strutture di didattica e ricerca;
b) orientamento in ingresso, attività di tutorato e orientamento in uscita, attività volte all’inserimento nel mondo del lavoro (job placement), anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari per esclusive finalità occupazionali o professionali.

III. Finalità che richiedono il consenso
a) pubblicazione dei dati di laurea nel catalogo tesi di laurea di Ateneo;
b) comunicazione, attivazione e gestione di iniziative volte al conferimento di borse, premi, onorificienze ed eventi di interesse pubblico, anche attraverso comunicazione dei dati a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari;
c) diffusione a mezzo elenchi cartacei o elettronici al fine di un eventuale inserimento nel mercato del lavoro.

  Modalità del trattamento dei dati

I dati personali dell'interessato vengono trattati con il supporto di mezzi informatici e cartacei.

L’Università adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere i dati personali in suo possesso, attraverso misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali, in particolare contro la perdita, il furto, nonché l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei dati personali.

Il Titolare del trattamento non ricorre a processi decisionali automatizzati relativi ai diritti dell’interessato sulla base dei dati personali, compresa la profilazione, nel rispetto delle garanzie previste dall’art. 22 del Regolamento UE.

Il trattamento eventuale dei dati particolari, di cui al punto 3), lett. b), sarà effettuato anche nel rispetto del “Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'Università”, consultabile all’indirizzo https://www.unipd.it/regolamenti-interesse-generale.

La casella di posta elettronica personale, il contatto telefonico eventualmente comunicato dall’interessato e la casella di posta elettronica istituzionale, assegnata al momento dell’immatricolazione o iscrizione, sono gli strumenti tramite i quali saranno inviate tutte le comunicazioni e le informazioni relative alla gestione della carriera e al perseguimento di tutte le finalità indicate al punto 4.

  Base giuridica del trattamento e natura del conferimento

Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle finalità indicate al punto 4 viene effettuato dal Titolare sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità.
I dati personali anagrafici e comuni (punto 3, lett. a), sono trattati per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico come definiti dalla legge, dallo Statuto e dalla regolamentazione interna (ai sensi dell’art. 6, par. 1, del Regolamento UE).
Il consenso è la base giuridica del trattamento dei dati conferiti per le finalità indicate nella sezione III del punto 4 (“Finalità che richiedono il consenso”) e per il trattamento dei dati personali particolari (quali per es. quelli relativi alla salute, alle opinioni politiche o convinzioni religiose, ecc.) e giudiziari (punto 3., lett. b e c), quando non è presente una delle seguenti basi giuridiche:

a) per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g), del Regolamento UE e art. 2-sexies, comma 2, lett. bb), del d. lgs. n. 196/2003;
b) per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. j), del Regolamento UE e art. 2-sexies, comma 2, lett. cc), del d. lgs. n. 196/2003;
c) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;

Il conferimento dei dati personali per le finalità indicate nella sezione I del punto 4 (“I. Finalità connesse al gestione del rapporto giuridico con l’Università”) è indispensabile per l’instaurazione e la gestione del rapporto tra l’interessato e Università, per l’erogazione dei relativi servizi e per l’adempimento dei connessi obblighi di legge.
L’interessato può chiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali anche con riferimento alle finalità indicate nella sezione II del punto 4 (“II. Altre finalità istituzionali”).

  Soggetti destinatari dei dati

Sono destinatari dei dati le persone fisiche incaricate dall’Università per il trattamento dei dati, tra cui i dipendenti e i collaboratori anche autonomi dell’Università degli Studi di Padova e di enti convenzionati.
Sono destinatari dei dati anche i Responsabili del trattamento nominati dal Titolare, tra cui CINECA Consorzio Interuniversitario, quale fornitore di servizi informatici, con sede in via Magnanelli 6/3 - 40033 Casalecchio di Reno (BO).
Esclusivamente per le finalità indicate al punto 4, i dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi, tra cui:

a) ESU di Padova - Azienda regionale per il diritto allo studio universitario;
b) Organismi Regionali di Gestione (Enti dotati di autonomia amministrativo-gestionale istituiti ai 14 sensi della L. 390/91 in materia di diritto agli studi universitari) ed altri istituti per favorire la mobilità internazionale degli studenti, ai fini della valutazione dei benefici economici e dell’assegnazione degli alloggi (Legge 390/1991 e L.R. n. 37 del 14.09.87);
c) MIUR per l'inserimento nell'Anagrafe Nazionale degli Studenti (istituita con la Legge n. 170/2003) per monitorare lo svolgimento delle carriere degli studenti universitari e per l’espletamento di tutte le funzioni attribuite dalla legge;
d) Istituto tesoriere pro-tempore dell’Università degli Studi di Padova e altri istituti di credito per l'adempimento di obbligazioni pecuniarie, in particolare, per il pagamento e il rimborso di tasse universitarie;
e) enti pubblici, anche internazionali, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell'Università richieste dall'interessato;
f) Regione, altri operatori pubblici e privati accreditati o autorizzati e potenziali datori di lavoro ai fini dell’orientamento e inserimento nel mondo del lavoro;
g) enti convenzionati presso i quali gli interessati svolgono attività di tirocinio;
h) compagnie assicurative convenzionate con l’Università;
i) Ministero degli Affari esteri, Questure, Ambasciate, Procura della Repubblica relativamente a permessi di soggiorno, al riconoscimento di particolari status;
j) soggetti privati, pubblici e consorzi interuniversitari per lo svolgimento delle attività di terza missione.

 

I dati personali, in ogni caso, possono essere comunicati a terzi in relazione a:
a) adempimenti di obblighi di legge e contrattuali;
b) adempimenti di specifiche richieste dell'interessato;
c) gestione di eventuali reclami o contenziosi;
d) prevenzione e repressione di frodi e di qualsiasi attività illecita;
I dati personali non saranno soggetti a diffusione, salvo espresso consenso dell'interessato.

  Conservazione dei dati

La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali risponde al principio di necessità del trattamento. I dati personali verranno quindi conservati per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli scopi riportati nel punto 4.

I dati relativi al traffico elettronico (es. ora e durata della connessione) vengono cancellati o resi anonimi quando non sono più necessari per la trasmissione della comunicazione, salvo diverse disposizioni di legge (massimo 12 mesi).

  Diritti dell’interessato

All’interessato sono riconosciuti i seguenti diritti:
a) diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15 Regolamento UE);
b) diritto di rettifica o integrazione dei propri dati (art. 16 Regolamento UE);
c) diritto di cancellazione (diritto all’oblio), ai sensi dell’art. 17 Regolamento UE;
d) diritto alla limitazione del trattamento alle condizioni di cui all’art. 18 Regolamento UE;
e) diritto alla portabilità dei dati, così come disciplinato dall’art. 20 Regolamento UE;
f) diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento (art. 21 Regolamento UE);
g) diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

  Modalità di esercizio dei diritti

Per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica certificata amministrazione.centrale@pec.unipd.it oppure all’indirizzo e-mail urp@unipd.it. In alternativa, l’interessato può scrivere a: Università degli Studi di Padova, via VIII Febbraio n. 2, Padova.

Il Titolare del trattamento è tenuto a fornire una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

  Eventuali modifiche all’informativa

Le eventuali modifiche e integrazioni a questa informativa sono pubblicate nella sezione privacy del sito istituzionale all’indirizzo www.unipd.it/privacy.

Responsabile della protezione dei dati  RPD:  Maria Rosaria Falconetti 

email: privacy@unipd.it