Informativa sul trattamento dei dati personali (personale e collaboratori)

art. 13 Regolamento UE 2016/679 - Regolamento generale sulla protezione dei dati

Questa informativa viene resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, in seguito Regolamento UE), in relazione ai dati personali di professori anche a contratto, ricercatori, personale tecnico e amministrativo, assegnisti e collaboratori a qualsiasi titolo (in seguito, interessati), di cui l’Università degli Studi di Padova (in seguito, Università) entra in possesso in conseguenza dell’instaurazione di rapporto di lavoro e per ogni relativo adempimento.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e di tutti i diritti degli interessati, secondo quanto precisato nelle seguenti informazioni

  Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Padova, con sede legale in Via VIII Febbraio n. 2, 35122 - Padova (posta elettronica certificata: amministrazione.centrale@pec.unipd.it).

  Responsabile della protezione dei dati

Presso il Titolare del trattamento è presente il Responsabile della protezione dei dati, nominato ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE. Il Responsabile della protezione dei dati può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@unipd.it.

  Fonti e tipologia di dati

I dati personali che possono essere oggetto di trattamento esclusivamente per le finalità indicate dal punto 4 sono:

a) dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, sesso), di contatto, di residenza, relativi a titoli posseduti e alle condizioni reddituali;
b) dati particolari, quali dati relativi alla salute, il cui trattamento viene effettuato solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico, o da consenso dall’interessato espresso contestualmente all’insorgere di esigenze contingenti (quale, ad esempio, un eventuale infortunio);
c) dati relativi a condanne penali e reati.

  Finalità del trattamento

L’Università provvede al trattamento dei dati personali forniti al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro, nel corso del suo svolgimento o al momento della sua cessazione, relativi all’interessato e ai suoi familiari, esclusivamente ai fini dell’adempimento delle prescrizioni di legge e contrattuali relative al rapporto di lavoro, comprese quelle connesse alla gestione degli oneri fiscali e previdenziali.
In particolare, il trattamento ha ad oggetto il perseguimento delle seguenti finalità:

I. Gestione del rapporto di lavoro e organizzazione
a) gestione della carriera giuridica, mobilità interna ed esterna, valutazione dell’attività lavorativa del professionale, progressioni economiche e di carriera;
b) gestione schede anagrafiche del personale e pubblicazione dati di contatto e ulteriori obblighi di pubblicazioni ai sensi di legge;
c) rilevazione e gestione delle presenze, anche tramite badge o altre modalità elettroniche;
d) fruizione di esenzioni, permessi, congedi, aspettative, agevolazioni e/o benefici riconosciuti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;
e) gestione della formazione e dell’aggiornamento professionale (iscrizione a corsi di formazione, eventuali attestati di frequenza ai corsi), anche all’estero;
f) autorizzazione allo svolgimento di incarichi extraistituzionali;
g) elaborazione stipendi ed operazioni complementari e accessorie;
h) verifiche di idoneità al servizio per i soggetti disabili;
i) gestione pratiche assicurative e previdenziali, trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio;
j) gestione istituti a supporto alla genitorialità;
k) gestione delle attività contro le discriminazioni sul posto di lavoro e tutela per la parità di genere e la valorizzazione del benessere organizzativo;
l) prevenzione e gestione dei casi di mobbing e di molestie sessuali;
m) gestione del telelavoro;
n) procedimenti di natura disciplinare e procedure stragiudiziali, conciliative e giudizi di fronte a tutte le autorità amministrative e giurisdizionali relative all’interessato.

II. Didattica e ricerca
a) gestione dei registri delle attività didattiche;
b) partecipazione, previa adesione, a progetti di ricerca;
c) gestione dei progetti di ricerca e delle attività di trasferimento tecnologico;
d) gestione mobilità nazionale e internazionale.

III. Organizzazione interna
a) gestione della struttura organizzativa e delle risorse umane (posizioni organizzative, profili di competenza, repertorio aziendale delle conoscenze, politiche retributive);
b) gestione degli accordi, convenzioni e contratti dell’Università;
c) gestione organi e cariche istituzionali;
d) applicazione delle misure di sicurezza negli ambienti di lavoro secondo le disposizioni previste dal d.lgs. 81/2008;
e) videosorveglianza nelle strutture di Ateneo;
f) rilevazioni statistiche e valutazioni interne all’Ateneo al fine di migliorare i servizi;
g) divulgazione dell’offerta formativa e degli eventi informativi e culturali organizzati o patrocinati dall’Università o dalle strutture di didattica e ricerca.

  Modalità del trattamento dei dati

I dati personali dell'interessato vengono trattati con il supporto di mezzi informatici e cartacei.

L’Università adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere i dati personali in suo possesso, attraverso misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali, in particolare contro la perdita, il furto, nonché l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei dati personali.

Il Titolare del trattamento non ricorre a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, relativi ai diritti dell’interessato, nel rispetto delle garanzie previste dall’art. 22 del Regolamento UE.

Il trattamento eventuale dei dati particolari, di cui al punto 3), lett. b), sarà effettuato anche nel rispetto del “Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'Università”, consultabile all’indirizzo https://www.unipd.it/regolamenti-interesse-generale.

La casella di posta elettronica istituzionale assegnata al personale al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro è lo strumento di comunicazione tra lavoratore e Università, tramite la quale saranno inviate tutte le comunicazioni e le informazioni ufficiali relative alla gestione del rapporto e al perseguimento di tutte le finalità di cui al punto 4.

  Base giuridica del trattamento e natura del conferimento

I dati personali anagrafici e comuni (punto 3, lett. a) sono trattati ai sensi dell’art. 6, par. 1, Regolamento UE sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità:
a) per l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali di cui l’interessato è parte;
b) per l’adempimento di un obbligo legale;
c) per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico.

I dati personali particolari (per es. quelli relativi alla salute, alle opinioni politiche e sindacali o convinzioni religiose, ecc.) e giudiziari (punto 3., lettere b e c) sono trattati sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità previste dall’ art. 9, par. 2, lett. b), Regolamento UE:
a) per assolvere gli obblighi in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale;
b) per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale;
c) per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici;
d) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
e) sulla base di un consenso esplicito dell’interessato.

I dati personali relativi a condanne penali e reati di cui alla lett. c) del punto 3 sono trattati nella misura strettamente necessaria allo svolgimento delle finalità indicate al precedente punto 4.
Il conferimento dei dati personali ai fini del trattamento per le finalità indicate al punto 4 è obbligatorio, in quanto necessario all’instaurazione e alla gestione del rapporto di lavoro con l’Università e per l’adempimento degli obblighi normativi e delle finalità di rilevante interesse pubblico

  Soggetti destinatari dei dati

Sono destinatari dei dati personali raccolti le persone fisiche incaricate dall’Università per il trattamento dei dati per le finalità indicate al punto 4, inclusi dipendenti e collaboratori anche autonomi di enti convenzionati.

Sono destinatari dei dati anche i Responsabili del trattamento nominati dal Titolare, tra cui CINECA Consorzio Interuniversitario, quale fornitore di servizi informatici, con sede in via Magnanelli 6/3 - 40033 Casalecchio di Reno (BO).

Inoltre, i dati forniti sono comunicati ai seguenti soggetti:
a) ESU Di Padova - Azienda regionale per il diritto allo studio universitario;
b) Istituto tesoriere pro-tempore dell’Università degli Studi di Padova
c) INAIL, Autorità di P.S., Sportello unico per l’immigrazione e altre Autorità previste dalla legge per denuncia infortunio;
d) enti di assicurazione per pratiche infortuni;
e) CUN (Consiglio Universitario Nazionale) per le funzioni istituzionali attribuite dalla legge;
f) INPS, per prestazioni connesse al trattamento di pensione e fine rapporto;
g) Comitato di verifica per le cause di servizio e Commissione medica territorialmente competente (nell’ambito della procedura per il riconoscimento della causa di servizio/equo indennizzo, ai sensi del DPR 461/2001);
h) strutture sanitarie competenti per visite fiscali;
i) soggetti pubblici e privati ai quali la legge o l’Università hanno affidato il servizio di formazione del personale;
j) soggetti privati ai quali l’Ateneo affida dei servizi di propria competenza in outsourcing;
k) Centro per l’impiego o organismo territorialmente competente per le assunzioni ai sensi della legge 68/1999 e ss.mm.;
l) organizzazioni sindacali per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione e per la gestione dei permessi sindacali;
m) Ministero delle Finanze, nell’ambito dello svolgimento da parte delle Università del ruolo di Centro di assistenza fiscale (CAF), relativamente alla dichiarazione dei redditi;
n) amministrazioni pubbliche presso le quali vengono comandati i dipendenti, nell’ambito della mobilità dei lavoratori;
o) Azienda Ospedaliera di Padova, Istituto Oncologico Veneto e altre Aziende ULSS con riferimento al personale e ai collaboratori che svolgono attività in convenzione con il SSN;
p) soggetti pubblici e privati per l’espletamento delle procedure in materia di prestiti garantiti verso cessione del quinto dello stipendio e piccoli prestiti;
q) Avvocatura dello Stato, Ministero degli Affari esteri, Questure, Ambasciate, Procura della Repubblica relativamente a permessi di soggiorno, al riconoscimento di particolari status;
r) autorità giudiziaria e altre autorità pubbliche nell’esercizio delle rispettive funzioni ispettive e di indagine.

I dati personali dell’interessato non saranno diffusi o trasferiti fuori dal territorio nazionale, salvo quando necessario per la gestione di progetti di ricerca e di mobilità internazionale.

  Conservazione dei dati

La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali risponde al principio di necessità del trattamento. I dati personali vengono pertanto conservati per tutto il periodo necessario allo svolgimento delle finalità indicate nel punto 4.

  Diritti dell’interessato

All’interessato sono riconosciuti i seguenti diritti:
a) diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15 Regolamento UE);
b) diritto di rettifica o integrazione dei propri dati (art. 16 Regolamento UE);
c) diritto di cancellazione (diritto all’oblio), ai sensi dell’art. 17 Regolamento UE;
d) diritto di limitazione del trattamento alle condizioni di cui all’art. 18 Regolamento UE;
e) diritto alla portabilità dei dati, così come disciplinato dall’art. 20 Regolamento UE;
f) diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento (art. 21 Regolamento UE);
g) diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

  Modalità di esercizio dei diritti

Per l’esercizio dei propri diritti, l’interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica certificata amministrazione.centrale@pec.unipd.it oppure all’indirizzo e-mail urp@unipd.it. In alternativa, l’interessato può scrivere a: Università degli Studi di Padova, via VIII Febbraio n. 2, Padova.

Il Titolare del trattamento è tenuto a fornire una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta.

  Eventuali modifiche all'informativa

Le eventuali modifiche e integrazioni a questa informativa sono pubblicate nella sezione Privacy del sito istituzionale www.unipd.it/privacy.