Gruppo di lavoro interuniversatario
sul documento digitale

PREMESSA

Le tecnologie informatiche sono un importantissimo fattore di innovazione delle procedure delle amministrazioni pubbliche. Esse permettono non solo di migliorare l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa, ma anche di realizzare nuovi servizi, talvolta impensabili con gli strumenti tradizionali (si pensi alla interoperabilità tra le amministrazioni pubbliche, all'offerta di servizi via web, alla telemedicina, solo per citarne alcuni).

Tuttavia, non è sufficiente introdurre strumenti informatici per garantire un miglioramento dell'azione amministrativa. L'informatizzazione deve essere accompagnata da riflessioni organizzative, giuridiche, archivistiche, da un'attenta analisi dei processi di lavoro e dei procedimenti amministrativi. In caso contrario si rischia di "informatizzare il caos" rendendo l'attività ancor più rigida di quanto non fosse quella gestita con strumenti tradizionali.
È indubbio, al punto che sembra ovvio, che la riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche passi attraverso processi di informatizzazione, ma non è altrettanto ovvio che gli strumenti informatici rappresentino un mezzo da utilizzare se e quando servono a garantire il miglioramento dell'amministrazione pubblica, ma non sono il fine da perseguire. Le ICT  sono strumenti potenti che intervengono sensibilmente sul nostro modo di operare e per questo pare necessario siano accompagnate da una profonda riflessione interdisciplinare che sappia cogliere le potenzialità ed i limiti di tali tecnologie e le utilizzi al meglio ma con consapevolezza nei processi lavorativi.
 

L'INTRODUZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI INFORMATICI

I sistemi archivistici e di gestione documentale sono stati pesantemente investiti da uno spinto processo di informatizzazione e digitalizzazione che il legislatore ha considerato necessario nel perseguire l’obiettivo di ammodernare  la pubblica amministrazione al punto che, non solo sempre più spesso abbiamo coesistenza di documenti su supporti altri, diversi dalla carta, ma  anche l'utilizzo di documenti digitali nativi, diviene progressivamente più pervasivo e massiccio. In questo senso, ad esempio, l'utilizzo del protocollo informatico, della posta elettronica e dei sistemi web stanno, generalmente, sostituendo analoghi sistemi basati sulla tradizionale documentazione cartacea. Se ad oggi il documento tradizionale, che con la sua storia millenaria continua a essere utilizzato da chiunque in ogni angolo del mondo, rappresentando certezze probatorie e abbondantemente collaudato, lo stesso non può dirsi per il documento informatico. Infatti, non altrettanto profondamente indagate e comprese risultano le caratteristiche giuridiche e diplomatistiche da poterlo tranquillamente trattare con la stessa efficacia e certezza probatoria.

Il documento informatico ha caratteristiche intrinseche ed estrinseche che lo distinguono ontologicamente dal documento tradizionale È necessario indagare e definire le peculiari caratteristiche del documento informatico per comprenderne la natura. Si pensi, ad esempio, all'impossibilità di distinguere in ambiente digitale una copia dall'originale in assenza di metadati; alla necessità di utilizzare apparecchiature hardware e software specifiche per leggerlo (ogni documento ha un "formato" e serve un software per renderlo intelleggibile); all'impossibilità di apporre una firma che diventi parte inscindibile del documento (le  firme digitali non sono sottoscrizioni nel senso attribuito al documento tradizionale quanto piuttosto "sigilli" o "buste informatiche").

I processi di informatizzazione della documentazione amministrativa e del relativo  trattamento richiedono, dunque,  la definizione di regole archivistiche, organizzative, tecnologico/informatiche specifiche che tengano conto della specificità di questa documentazione e nel contempo rispondano a specifici requisiti, che nel nostro ordinamento giuridico sono giudicati fondamentali a fini probatori, originalità, autenticità.

IL GRUPPO LAVORO INTERUNIVERSITARIO SUL DOCUMENTO DIGITALE

Nell’ambito del generale contesto di informatizzazione, con il riferimento costante ai risultati delle ricerche sul documento informatico svolte da autorevoli gruppi internazionali (da "Interpares" al "Moreq" della comunità europea, alle norme ISO 15489, ora divenuta norma UNI, etc.), il gruppo intende individuare gli elementi significativi e irrinunciabili per la definizione giuridica e archivistica di un documento digitale non in senso generico e astratto, ma applicando l’indagine a tipologie specifiche di documenti.

L’obiettivo del gruppo è quindi di produrre linee guida/manuale delle procedure/definizione di caratteri per quanto riguarda le seguenti tipologie documentarie con le quali concretamente oggi le università in generale, si trovano a confrontarsi:

a) registro di protocollo informatico;

b) verbali digitali d’esame

c) tesi di laurea.

La scelta dei documenti indicati è determinata dalla prassi che si sta consolidando negli atenei di produrre per queste tipologie documentarie sempre più spesso un documento informatico, piuttosto che il tradizionale corrispettivo cartaceo.

È necessario individuare gli elementi diplomatistici, giuridici e archivistici necessari per la produzione, gestione, tenuta e tutela di tali documenti in forma autentica. È necessario stabilire quali dati, metadati, formati, linguaggi sono necessari all’individuazione del documento; quali elementi di garanzia (firme, sottoscrizioni, marche temporali) siano necessari per l’attribuzione di paternità; infine quali interventi siano necessari al fine di mantenere stabile nel tempo il documento in quanto tale e nelle sue relazioni (vincolo).

I COMPONENTI DEL GRUPPO DI LAVORO

Il gruppo di lavoro è stato istituito con Decreto del Direttore amministrativo dell'Alma Mater Università di Bologna 4 gennaio 2007, n. 21, n. prot. 469.

Michele Toschi - Alma Mater Università di Bologna <michele.toschi@unibo.it> - Coordinatore
        Ilaria Cristallini - Alma Mater Università di Bologna <ilaria.cristallini2@unibo.it>
        Barbara Pistorozzi - Alma Mater Università di Bologna <barbara.pistorozzi@unibo.it>
        Gianni Penzo Doria - Università degli Studi di Padova <gianni.penzo@unipd.it>
        Monica Martignon - Università IUAV Venezia <monica.martignon@iuav.it>
        Silveria Gherardi" <silveria.gherardi@unibo.it>
        Guglielmo Longobardi - Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA) <longobardi@cnipa.it>
        Maria Grazia Pastura <dirvigil@archivi.beniculturali.it>,
        Franco Bazzigotti - 3DInformatica <franco.bazzigotti@3di.it>
        Gloria Maroso - Comune di Verona <Gloria_Maroso@comune.verona.it>
        Francesco Manzoni - Università degli Studi di Padova <francesco.manzoni@unipd.it>
        Pierre Piccotti  - Università IUAV Venezia <pierre.piccotti@iuav.it>

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 Per informazioni, rivolgersi a: Michele Toschi o Barbara Pistorozzi dell'Alma Mater - Università di Bologna

Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo

Palazzo Bo - Via 8 febbraio 1848, 2 - 35122 - Padova

tel. + 39 49 827.3792 - 6 -7 - 8  telefax + 39 49 827.3529  e mail archivio@unipd.it