Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo |
eXtra
emissione XML tra registrature di Ateneo
(progetto presentato nel settembre
2000)
Premessa
Con l’entrata in vigore del DPR 20 ottobre 1998, n. 428 sul protocollo informatico, come regolamento applicativo della legge “Bassanini 1”, si è definitivamente aperta una serie di scenari per la comunicazione tra gli Atenei italiani e, più in generale, tra la Pubblica amministrazione (centrale e locale; cfr. il progetto PAC-PAL) e i cittadini /studenti.
Le regole tecniche del DPR 428/98, approvate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) ancora lo scorso 2 dicembre 1999 ed emanate dal recentissimo DPCM 31 ottobre 2000, introducono per la prima volta nella normativa italiana un approccio alla rappresentazione e all’interscambio di dati, informazioni e documenti attraverso l’utilizzo dello standard XML utilizzando la RUPA e, più in generale, la rete attraverso la posta elettronica.
In questo senso, nell’adunanza del 18 maggio 2000, l’AIPA ha istituito un Gruppo di lavoro per lo studio e la realizzazione di progetti esecutivi sulla Integrazione dei dati e interoperabilità dei sistemi informativi attraverso XML. Questo Gruppo di lavoro dovrebbe terminare l’attività entro il dicembre 2000 - gennaio 2001.
Al di là dei finanziamenti comunque previsti dall’AIPA e dal progetto di e_government, approvato il 22 giugno 2000 dal Consiglio dei ministri, risulta comunque importante che gli atenei italiani aderenti allo standard Titulus 97, approvino un’azione strategica che permetta l’utilizzo delle possibilità di scambio di documenti e fascicoli archivistici strutturati attraverso XML. Ciò risulterà ancora più semplice, e con maggiori risparmi in economia di scala, per quelli che hanno scelto la stessa ditta per la fornitura del software di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali.
Si è elaborato quindi il presente progetto, denominato Emissione XML tra registrature di Ateneo, in sigla eXtra, per gli Atenei che hanno finora sperimentato o si apprestano ad utilizzare come sistema archivistico lo standard per le università italiane Titulus 97.
Tra questi, quelli che hanno manifestato la volontà di aderire al progetto eXtra sono l’Università degli Studi di Bari, l’Università degli Studi di Bologna, l’Università degli Studi del Molise, l’Università degli Studi di Padova, l’Università degli Studi di Pavia, l’Università degli Studi di Trieste, l’Università Ca’ Foscari di Venezia e l’Istituto universitario di architettura di Venezia.
Il progetto si avvarrà della collaborazione dell’Ufficio centrale per i beni archivistici (Ministero per i beni e le attività culturali), delle Soprintendenze archivistiche competenti per territorio e della necessaria assistenza tecnico-scientifica dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
Che cos’è XML
Nel febbraio del 1998, il World Wide Web Consortium (W3C) ha rilasciato la versione 1.0 (finora l’unica) delle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML). Il progetto prevede la definizione di un gruppo di specifiche, che raccogli oltre a XML anche quelle per la gestione dei link (XLL) e per la rappresentazione (XSL).
Si tratta quindi di un linguaggio di markup, cioè di marcatura, che consente di definire e attribuire un senso strutturato ai dati. Ciò significa che, ad esempio, le informazioni sulla data di nascita 01/02/1998 non vengono interpretate come la cifra 1.021.998, ma il campo 01 ha valore di giorno 1°, il campo 02 ha valore di mese di febbraio, il campo 03 ha valore di anno 1998.
Essendo del testo, per così dire “puro”, il contenuto non ha alcun attributo di carattere rappresentativo. Ciò significa che chi scrive in XML scrive dati, che poi saranno rappresentati attraverso degli appositi linguaggio di rappresentazione.
Per chi volesse approfondire, si consiglia un breve corso in internet: http://www.html.it/xml/index.html
I livelli di interoperabilità
Le regole tecniche sul protocollo informatico previste dal DPR 428/98, di imminente emanazione, prevedono espressamente che (art. 18) «i dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10-febbraio-1998)».
È necessario ora procedere alla redazione dei files DTD (Document Type Definition) o XML Schema contenenti le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai documenti protocollati che è possibile scambiarsi per via telematica.
Ovviamente lo scambio dei dati attraverso il protocollo informatico avverrà utilizzando lo standard Titulus 97, che prevede due tipologie di elementi: quelli legati alla registratura e quelli legati al protocollo gestionale. Oltre a questi, dovranno essere previsti anche quelli indicati dal DPR 428/1998.
Possiamo, a questo punto, ipotizzare tre livelli di interoperabilità attraverso l’utilizzo di XML:
a) Scambio tra Università e PAC-PAL in genere, basato su cinque dei sei elementi della registratura, più alcuni in ricezione;
b) Scambio tra Università e Università aderenti allo standard Titulus 97, basato sugli elementi della registratura e sul sistema di gestione e archiviazione dei documenti (registratura + titolario + records management);
c) Scambio tra Università e Università aderenti allo standard Titulus 97 e aderenti al progetto In Itinere), basato su registrature e su sistemi di gestione e archiviazione e proceduralizzazione (registratura + titolario + records / worflow management).
Esaminiamo allora nel dettaglio i tre livelli appena descritti.
Scambio tra Università e PAC-PAL in genere
Lo scambio dei dati tra gli Atenei e la Pubblica amministrazione centrale (PAC) e la Pubblica amministrazione locale (PAL) può avvenire attraverso le informazioni registrate nei campi della registratura, con l’eccezione del campo destinatario, ovvero:
· a) Numero di protocollo
· b) Data di registrazione
· c) Oggetto
· d) Numero degli allegati
· e) Descrizione degli allegati
A queste informazioni, va aggiunto il codice dell’Amministrazione mittente, che servirà per riempire il campo del mittente nel protocollo dell’Amministrazione ricevente. Questo codice, così come previsto dall'art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000, deve essere registrato nell'Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee.
In ricezione, il numero di protocollo dovrà riempire nel protocollo dell’Amministrazione ricevente il campo riservato ai riferimenti per le consultazioni per via telematica.
Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:
Amministrazione X |
|
Amministrazione Y |
Numero di protocollo |
è |
Riferimento esterno |
Data di registrazione |
è |
Data del documento ricevuto |
Oggetto |
è |
Oggetto |
Numero allegati |
è |
Numero allegati |
Descrizione allegati |
è |
Descrizione allegati |
Codice amministrazione |
è |
Mittente |
Oltre agli elementi previsti al punto 3.1, possiamo prevedere di aggiungere quelli relativi al sistema di classificazione e alla gestione del documento (sia cartaceo che informatico).
Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:
Amministrazione X |
|
Amministrazione Y |
Numero di protocollo |
è |
Riferimento esterno |
Data di registrazione |
è |
Data del documento ricevuto |
Oggetto |
è |
Oggetto |
Numero allegati |
è |
Numero allegati |
Descrizione allegati |
è |
Descrizione allegati |
Codice amministrazione |
è |
Mittente |
Classificazione documento |
è |
Classificazione documento |
Documento informatico |
è |
Documento informatico |
Impronta |
è |
Impronta |
Selezione / Scarto |
è |
Selezione / Scarto |
Scambio tra Università e Università aderenti a Titulus 97 e In Itinere
Oltre agli elementi previsti al punto 3.2, possiamo prevedere di aggiungere quelli relativi alla gestione dei procedimenti amministrativi.
Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:
Amministrazione X |
|
Amministrazione Y |
Numero di protocollo |
è |
Riferimento esterno |
Data di registrazione |
è |
Data del documento ricevuto |
Oggetto |
è |
Oggetto |
Numero allegati |
è |
Numero allegati |
Descrizione allegati |
è |
Descrizione allegati |
Codice amministrazione |
è |
Mittente |
Classificazione documento |
è |
Classificazione documento |
Documento informatico |
è |
Documento informatico |
Impronta |
è |
Impronta |
Selezione / Scarto |
è |
Selezione / Scarto |
Area organizzativa omogenea |
è |
Area organizzativa omogenea/Mittente |
Responsabile del procedimento |
è |
Responsabile del procedimento/Mittente |
Nome procedimento |
è |
Nome procedimento |
Tempo |
|
Tempo |
Procedura |
|
Procedura |
Un elenco delle informazioni da inserire nei DTD o XML Schema sono descritte nell’allegato 1 del presente progetto.
Atenei coinvolti
Università degli Studi di Bari
Innocenzo Santoro |
Direttore amministrativo |
|
|
Oronzo Sciacovelli |
Presidente Centro servizi informatici |
|
|
Carolina Ciccarelli |
Area org. e sviluppo |
|
|
Mario De Zio |
Commissione archivi |
|
Università degli Studi di Bologna
Ines Fabbro |
Direttore amministrativo |
051 2099934 |
|
Carlo Polacchini |
Dirigente area org. e sistemi |
051 2099085 |
|
Michele Toschi |
Servizio banche dati |
051 2099388 |
Università degli Studi del Molise
Angela Tomaro - Vice Dirigente
Mario Massimo Petrone -
Direttore del CSI
Anna Maria Palangio - Responsabile dell’Archivio Generale
Università degli Studi di Padova
Giuseppino Molinari - Direttore amministrativo
Francesco Bombi - Pro Rettore ai sistemi informatici e telematici
Alberto Mirandola - Presidente della Commissione archivi
Gianni Penzo Doria - Direttore dell’Archivio Generale
Alberta Panti - Direttore del Centro di Calcolo
Raffaele Dei Campielisi - Funzionario del Centro di Calcolo
Università degli Studi di Pavia
Teresa Lucia Colombo - Archivio Generale
Università degli Studi di Trieste
Chiara Ricci Zingone - Direttore amministrativo
Dario Roccavini - Capo Ripartizione Affari Generali
Dario Inchingolo - Prorettore ai sistemi informatici
Università Ca’ Foscari di Venezia
Giuseppe Marcon - Presidente della Commissione
archivi
Ada Maria Pedone - Archivio Generale
Marino Gasparini - Servizi informatici
Gennaro Capasso - Archivio Generale
Istituto universitario di architettura di Venezia
Pier Paolo Minelli - Direttore amministrativo
Nino Di Guardo - Direttore amministrativo vicario
Monica Martignon - Archivio Generale
Giacomo Aimasso - Servizio innovazione e sistemi informatici
Progetto eXtra
allegato 1
Di seguito riportiamo una descrizione informale delle informazioni utili ai fini della registrazione di documenti trasmessi per via telematica fra le varie amministrazioni. Si tratta di un documento di lavoro, non ancora alla data (dicembre 2000) validato dal Gruppo nazionale di lavoro.
- La prima parte si riferisce ai dati essenziali per la registrazione dei documenti
- La seconda parte descrive le informazioni supplementari, utili per un maggior dettaglio della registrazione
- La terza parte descrive la struttura dati idonea alla rappresentazione di un fascicolo
- La quarta parte descrive la struttura dati idonea alla rappresentazione di un procedimento
NOME |
TIPO |
LUNG |
SIGNIFICATO INFORMALE |
ASSOCIAZIONI |
NOTE |
COD_SIDA |
ALFA |
7 |
Codice dell'Amministrazione mittente (4 char) e AOO(3 char) |
|
|
DATA_PROT |
DATA |
|
Data protocollo nel formato gg/mm/aaaa |
|
|
NUM_PROT |
INT |
7 |
Numero di protocollo ‘0 filled’ es. 0000123 |
|
|
OGGETTO |
TESTO |
Variabile |
Oggetto del documento (lunghezza minima 30 caratteri). Può contenere riporti a capo |
|
La lunghezza è imposta ad almeno 30 car. per "dare un senso" all'oggeto e favorire l'information retrieval testuale (stiamo costruendo un thesaurus) |
MITTENTE |
ALFA |
Variabile |
Nome ufficio mittente |
|
|
FIRMAT_MIT |
ALFA |
Variabile |
Firmatario del documento (non obbligatorio) |
|
Serve alla ricerca; di solito si sa chi ha scritto, ma non l'ente codificato a cui chi ha scritto appartiene. Evita incertezze nell'elaborazione dell'anagrafica: Rutelli Francesco - Sindaco di Roma oppure Sindaco di Roma [Rutelli Francesco] |
CF_MIT |
ALFA |
16 |
Codice fiscale / Partita IVA mittente (non obbligatorio) |
|
|
INDIR_MIT |
ALFA |
Variabile |
Indirizzo completo del mittente (via, cap, località, provincia) |
|
|
TEL_MIT |
ALFA |
Variabile |
Numero telefonico del mittente (non obbligatorio) |
|
|
FAX_MIT |
ALFA |
Variabile |
Numero fax del mittente (non obbligatorio) |
|
|
EMAIL_MIT |
ALFA |
Variabile |
Indirizzo e-mail della casella di protocollo del mittente |
|
|
PER OGNI DESTINATARIO (almeno 1 obbligatorio) |
|
||||
COD_SIDA_DEST |
ALFA |
7 |
Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO destinataria (per verifica) |
|
|
DESTINAT |
ALFA |
Variabile |
Nome dell’ufficio destinatario |
|
|
CA_DEST |
ALFA |
Variabile |
Nominativo della persona cui inviare il documento (cortese attenzione) (non obbligatorio) |
|
Serve alla ricerca ed evita incertezze nell'elaborazione dell'anagrafica |
CF_DEST |
ALFA |
16 |
Codice fiscale / Partita IVA destinatario (non obbligatorio) |
|
|
INDIR_DEST |
ALFA |
Variabile |
Indirizzo completo del destinatario (via, cap, località, provincia) |
|
|
TEL_DEST |
ALFA |
Variabile |
Numero telefonico del destinatario (non obbligatorio) |
|
|
FAX_DEST |
ALFA |
Variabile |
Numero fax del destinatario (non obbligatorio) |
|
|
TIPO_DEST |
ALFA |
Variabile |
Indica se il destinatario del documento sia il destinatario principale o semplicemente per conoscenza (non obbligatorio) |
|
Serve per la gestione delle informazioni ai responsabili di UOR |
INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI |
|
||||
CLASSIF |
ALFA |
Variabile |
Indice di classificazione. Viene espresso nella forma: <titolo>/<classe>[/<sottoclasse>] - <descrizione> dove: <titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani; <classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <descrizione>: descrive la classificazione del documento |
|
Si è scelto il livello di classificazione a 3 livelli: titolo e classe (predeterminati) e fascicolo (a seconda delle esigenze del RPA e dei procedimenti/affari istruiti) |
IMG |
ALFA |
Variabile |
nome del file o dei file allegati (uno per riga) contenenti l’immagine grafica del documento (TIFF, JPEG, BMP) |
|
|
TIT_IMG |
ALFA |
Variabile |
Descrizione associata ad ogni file (una per riga) contenente l’immagine grafica del documento |
|
|
FILE_EXT |
ALFA |
Variabile |
Nome del file o dei file allegati (uno per riga) contenenti l’immagine elettronica del documento (PDF, XML, RTF, DOC, XLS, DWG, ecc.) |
|
|
FILE_EXT_D |
ALFA |
Variabile |
Descrizione associata ad ogni file contenente l’immagine elettronica del documento |
|
|
NOTE |
TESTO |
Variabile |
Annotazioni |
|
|
IND_REP_FASC_MIT |
ALFA |
Variabile |
Indice di repertorio del fascicolo del mittente entro il quale è inserito il documento |
N UM_FASC (numero di repertorio del fascicolo) |
|
IND_REP_FASC_DEST |
ALFA |
Variabile |
Indice di repertorio del fascicolo del destinatario entro il quale inserire il documento |
|
|
COD_PROC |
ALFA |
8 |
Numero del procedimento cui associare il documento |
NUM_PROC (identificativo univoco di procedimento) |
Dato primario per la tabella dei procedimenti amministrativi |
IMPRONTA |
ALFA |
Variabile |
Impronta di tutti i campi ed allegati escluso il presente campo |
|
|
INFORMAZIONI SUL FASCICOLO |
|
||||
COD_SIDA |
ALFA |
7 |
Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO |
|
|
ANNO_FASC |
NUM |
4 |
Anno di apertura fascicolo |
|
|
FINE_FASC |
NUM |
4 |
Anno di chiusura fascicolo |
|
|
NUM_FASC |
ALFA |
Variabile |
Numero di repertorio del fascicolo. E’ composto da: <titolo>/<classe>[/<sottoclasse>].<progressivo>[.<progressivo>]… dove: <titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani; <classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <progressivo>: numero progressivo di tre cifre, legato a titolo e classe, che identifica in maniera univoca il fascicolo. Ogni ulteriore progressivo presente nel numero del fascicolo, rappresenta un sotto fascicolo |
|
Ad. Es: VIII/3.002.005 rappresenta il sottofascicolo 5 del fascicolo 2 relativo alla classificazione VIII/3). |
OGGETTO_FASC |
ALFA |
Variabile |
Descrizione del fascicolo |
|
Anche qui verrà applicato un sistema di strutturazione degli oggetti |
C_PER_FASC |
ALFA |
8 |
Codice del responsabile del fascicolo (RPA) E’ la chiave primaria della tabella ‘Persone Interne’ nel DB Strutture |
DB_STRUTTUR.PERSONE_INT |
|
PERS_FASC |
ALFA |
Variabile |
Responsabile del fascicolo (RPA) |
|
|
C_UFF_FASC |
ALFA |
8 |
Codice dell’ufficio responsabile del fascicolio (UOR) E’ la chiave primaria della tabella ‘Strutture Interne’ nel DB Strutture |
DB_STRUTTUR.STRUTTURE_INT |
|
UFF_FASC |
ALFA |
Variabile |
Ufficio responsabile (UOR) |
|
|
SCARTO |
INT |
2 |
Periodo in anni oltre il quale il fascicolo può essere selezionato per la conservazione o lo scarto |
|
Il numero varia da 1 - 5- 10 anni oppure a conservazione illimitata. In questo modo, direttamente dal protocollo, si crea il report per la proposta di elimazione dei documenti inutili (scarto) |
|
|
|
|
|
|
PER OGNI DOCUMENTO / FASCICOLO / PROCEDIMENTO ASSEGNATO AL FASCICOLO CORRENTE
DATA_ASS |
DATA |
8 |
Data di assegnazione |
|
|
TIPO_LINK |
ALFA |
1 |
Identifica il tipo di oggetto collegato (‘D’: documento; ‘F’: fascicolo; ‘P’: procedimento) |
|
|
LINK |
ALFA |
Variabile |
Codice identificativo del documento / fascicolo / procedimento assegnato |
NUM_PROT, NUM_FASC, NUM_PROC |
|
INFORMAZIONI SULL’ISTANZA DI UN PROCEDIMENTO |
|
||||
COD_SIDA |
ALFA |
7 |
Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO |
|
SIDA: Sistema informatico di Ateneo |
NUM_PROC |
ALFA |
8 |
Identificativo univoco del procedimento |
|
|
CLASSIF_PR |
ALFA |
Variabile |
Indice di classificazione. Viene espresso nella forma: <titolo>/<classe>[/<sottoclasse>] <descrizione> dove: <titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani; <classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi; <descrizione>: descrive la classificazione del procedimento |
|
|
COD_TIPOLOGIA |
ALFA |
7 |
Identifica la tipologia di procedimento cui il procedimento attuale appartiene, coincide con la chiave primaria del db ‘Procedimenti Tipo’ |
|
|
TIPOLOGIA |
ALFA |
Variabile |
Descrizione della tipologia del procedimento |
|
|
OGGETTO_PROC |
ALFA |
Variabile |
Descrizione dell’istanza del procedimento |
|
|
C_PERS_RESP |
ALFA |
8 |
Codice della persona responsabile |
|
|
C_UFF_RESP |
ALFA |
8 |
Codice dell’ufficio responsabile |
|
|
PERS_RESP |
ALFA |
Variabile |
Persona responsabile |
|
|
UFF_RESP |
ALFA |
Variabile |
Ufficio responsabile |
|
|
SCADENZA |
DATA |
|
Scadenza prevista per il procedimento (gg/mm/aaaa) |
|
|
RICHIEDENTE |
ALFA |
Variabile |
Indicazione del nominativo dell’ente o persona la cui richiesta ha attivato il procedimento |
|
|
ANNO_APERTURA |
INT |
4 |
Anno di apertura del procedimento |
|
|
ANNO_CHIUSURA |
INT |
4 |
Anno di chiusura del procedimento |
|
|
PER OGNI PROCEDIMENTO ASSEGNATO AL PROCEDIMENTO CORRENTE: |
|
||||
DATA_ASS |
DATA |
8 |
Data di assegnazione |
|
|
LINK |
ALFA |
Variabile |
Codice identificativo del procedimento assegnato |
NUM_PROC |
|
ITER DEL PROCEDIMENTO |
|
||||
NUM_ATT |
INT |
3 |
Progressivo di attività |
|
|
DESCR_ATT |
ALFA |
Variabile |
Descrizione della attività |
|
|
INIZIO_ATT |
DATA |
8 |
Data di inizio attività |
|
|
DURATA_ATT |
INT |
4 |
Durata massima in giorni per la conclusione della attività |
|
|
FINE_ATT |
DATA |
8 |
Data di conclusione della attività |
|
|
DIP_ATT |
ALFA |
Variabile |
Regole di dipendenza della attività. In questo devono essere espresse le regole di dipendenza della attività che la precedono, ad es.: a1 and (a2 or a3) |
|
|
SOGG_ATT |
ALFA |
Variabile |
Descrizione del soggetto che compie l’azione |
|
|
TIPO_DOC_ATT |
ALFA |
1 |
Identifica la tipologia di documento che l’evasione della attività andrà a produrre (‘A’: arrivo; ‘P’: partenza; ‘I’: tra uffici) (opzionale – non indicando alcuna tipologia di documento, l’evasione di una attività non comporterà la produzione di alcun documento) |
|
|
MITT_DEST_ATT |
ALFA |
Variabile |
Mittente o destinatario (a seconda della tipologia di documento da produrre) |
|
|
OGGETTO_ATT |
ALFA |
Variabile |
Indica il testo da proporre come oggetto del documento da generare in seguito all’evasione della attività. |
|
|
DOC_TIPO_ATT |
ALFA |
Variabile |
Nome del documento tipo sulla base del quale produrre un nuovo documento contenente le informazioni recuperate dal procedimento (opzionale) |
|
|
ESEGUI_PRIMA |
ALFA |
Variabile |
Comando da eseguire prima dell’inizio dell’attività corrente, se il valore di ritorno è positivo esegui l’attività, altrimenti riprova dopo una certa pausa impostata come parametro |
|
|
ESEGUI_DOPO |
ALFA |
Variabile |
Comando da eseguire al termine dell’attività corrente, se il valore di ritorno è positivo prosegui con l’esame delle attività successive, altrimenti riprova dopo una certa pausa impostata come parametro |
|
|
* * *
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Due nuovi
progetti per gli archivi universitari: eXtra ed EuroTitulus,
"Il Mondo degli archivi", IX/2 (2001), pp. 45-49.
Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo
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tel. + 39 49 827.3792 - 6 -7 - 8 telefax + 39 49 827.3529 e mail archivio@unipd.it
|
Ultimo aggiornamento: 7 gennaio 2008 |