Università
degli Studi di Padova Archivio generale di Ateneo |
Eliminati legalmente
12.893 pezzi (buste, faldoni e registri)
pari a 1Km e 200 lineari di scaffali
Scarto d'archivio al Bo
È stato effettuato in questi giorni (luglio 1998) il
primo scarto d'archivio nella storia dell'Università degli Studi
di Padova. E' la prima volta che ciò accade con le procedure di
legge non solo al Bo, sede storica dell'Ateneo patavino, ma anche per la
prima volta nelle Università italiane.
Con questa operazione, che ha richiesto un lavoro di 6 mesi
da parte di Antonio Dal Mas (ditta ABC), Melita Bastianello e Roberta Pescia
(dell'Archivio Generale di Ateneo, con il coordinamento scientifico e operativo
di Gianni Penzo Doria (direttore dell'Archivio Generale di Ateneo), sono
stati eliminati ben 12.893 pezzi (buste, faldoni, registri), che - messi
in fila - raggiungono la considerevole lunghezza di 1Km. e 200 metri!
Dicevamo delle procedure di legge. In stretto contatto con
la Soprintendenza archivistica per il Veneto, che è l'organo di
vigilanza sugli archivi degli enti pubblici, è stato approntato
un elenco di scarto, ai sensi dell'art. 35 del DPR
30 settembre 1963, n. 1409. Sulla base di questo elenco, il Ministero
dell'Interno e il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, tramite
la Soprintendenza archivistica e in modo particolare tramite la stessa
Soprintendente, dott. Bianca Lanfranchi Strina, hanno fatto pervenire il
necessario Nulla Osta.
Nella Pubblica Amministrazione infatti molto spesso ci si chiede: «Ma si può davvero eliminare dei documenti ufficiali?». «Ci sono conseguenze penali?». «Ci sono procedure da seguire?». «Di chi sono le competenze sugli archivi e sullo scarto?».
In questo senso, l’Università degli Studi di Padova
ha avviato ancora nel 1996 il Progetto Archivi
con il quale si prefiggeva di raggiungere almeno tre obiettivi:
1. razionalizzazione dei flussi dei documenti in tutto l’Ateneo attraverso
la creazione di procedure standard di classificazione e archiviazione;
2. riunificazione delle competenze su tutti gli archivi e i fondi distribuiti
per l’Ateneo;
3. eliminazione dei documenti superflui.
I primi due punti saranno oggetto di un’altra Conferenza Stampa in ottobre.
Sempre in ottobre, nell'ambito del progetto Titulus 97, verrà presentato il Massimario di selezione (scarto e conservazione dei documenti).
CONFERENZA STAMPA SULLO SCARTO D’ARCHIVIO
- 22 LUGLIO 1998 -
organizzata dalla Divisione Affari Istituzionali
- Relazioni Esterne
CONFERENZA STAMPA DEL 22 LUGLIO 1998
(da sx verso dx): Alberto Mirandola (Presidente della Commissione
Archivi), Giovanni Marchesini )Magnifico Rettore), Gianni Penzo Doria (direttore
dell'Archivio Generale di Ateneo) e Vittorio Dal Piaz (delegato all'Edilizia)
foto errepi
ARCHIVIO GENERALE DI ATENEO - LUGLIO 1998
Ecco un'immagine delle soffitte del palazzo del Bo con alcune buste da
avviare allo scarto.
foto errepi
Dichiarazione del Magnifico Rettore, Giovanni Marchesini:
«L’Università degli Studi di Padova è impegnata
scientificamente e concretamente dalla fine del 1996 nella tutela e nella
valorizzazione del proprio patrimonio archivistico. Con l’effettuazione
delle operazioni di scarto oggi l’Ateneo di Padova è il primo in
Italia a svolgere un’operazione grazie alla quale è possibile eliminare
criticamente il superfluo con le procedure di legge e le indicazioni dettate
dalla dottrina archivistica al fine di conservare meglio quello che un
domani diventerà materiale dell’archivio storico. Un’operazione
di larghissimo respiro scientifico, ma anche amministrativo, che ci permette
di eliminare 12.893 pezzi, pari ad oltre 1Km e 200 metri di scaffali dai
nostri depositi. Desidero ringraziare la Soprintendenza archivistica per
il Veneto, in modo particolare la dott. Bianca Lanfranchi Strina, che assieme
al nostro staff archivistico ha seguito passo per passo tutta l’operazione.
In ottobre verrà presentato il nuovo Massimario di selezione,
uno strumento archivistico che permette di programmare lo scarto e la conservazione
dei documenti e che, d’intesa con il Ministero, potrà essere il
primo massimario di selezione delle università italiane».
Dichiarazione del Presidente della Commissione Archivi, Alberto Mirandola:
«Lo scarto dei documenti superflui, che ha lo scopo di meglio
garantire la tutela dei documenti da conservare, è soltanto uno
degli aspetti di un grande progetto che la Commissione
Archivi dell’Università degli Studi di Padova ha promosso e
avviato due anni or sono. Il progetto, attualmente in fase avanzata di
sperimentazione presso molte strutture dell’Ateneo, coinvolge tutto l’apparato
amministrativo e dovrà consentire non soltanto una razionalizzazione
dei flussi documentari ed una minor produzione di documenti, ma anche un
piú stretto ed efficace raccordo tra i flussi suddetti e i procedimenti
amministrativi, a tutto beneficio della trasparenza e della rapidità
delle procedure. Vorrei sottolineare che la razionalità nell’impostazione
dell’archivio corrente è requisito essenziale per garantire che
i documenti prodotti possano nel futuro giungere all’archivio storico in
condizioni ottimali per poter essere consultati dagli studiosi che si occupano
della storia della nostra università».
Dichiarazione del direttore dell’Archivio, Gianni Penzo Doria:
«Le operazioni di scarto hanno comportato un lavoro di 6 mesi
in stretto contatto con la Soprintendenza archivistica per il Veneto e
con la collaborazione del dott. Dal Mas (della ditta ABC) e delle sigg.re
Bastianello e Pescia (dell’Archivio Generale di Ateneo). Sono stati individuati,
tra circa 40.000 pezzi dislocati nelle soffitte del palazzo del Bo, ben
13.000 pezzi (buste, registri, fal-doni, scatole, etc.) del periodo dal
Dopoguerra agli ultimi dieci anni (1947-1987) da avviare allo scarto. Approvata
la delibera, è stato acquisito agli atti il nulla osta del Ministero
dell’Interno tramite la Soprintendenza archivistica. Si tratta di materiale
perlopiù di natura contabile (mandati, reversali, pezze giustificative,
polizzini), unito a qualche milione di fotocopie di documenti conservati
nei fascicoli. Lo scarto è un’operazione difficile e rischiosa,
che richiede un’alta professionalità, perché ciò che
conta non è ciò che si butta via, ma ciò che rimane
definitivamente conservato. È stata anche effettuata la campionatura».
LA STAMPA OGGI
- 23 LUGLIO 1998 -
Servizi giornalistici sono apparsi anche sulle TV locali di ieri, 22 luglio 1998:
TVSET - RTR - TELENUOVO - ANTENNA 3
Concludendo...
Le operazioni di scarto sono delicatissime e rappresentano un aspetto altamente qualificante del lavoro dell'archivista. Le procedure della selezione infatti prevalgono nettamente su quelle della eliminazione o, come si diceva nell'Ottocento, dello spurgo d'archivio. Ciò che conta è quello che si conserva a futura memoria. E non senza aspetti rischiosi, visto che, una volta eliminato, non esiste alcun modo per recuperare il materiale scartato. Per effettuare lo scarto, servono dunque scienza e coscienza. Cioè scienza archivistica e coscienza critica. Sperando di esserci riusciti.
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