Donatella Mazzetto
Ad personam: un progetto per la riorganizzazione del fascicolo del personale
(relazione presentata alla 3ª Conferenza organizzativa - 5 maggio 2001)

Ad personam è un sistema informativo documentale per l’organizzazione e la tenuta dei fascicoli di persona (studente, docente, personale tecnico-amministrativo).

Al contrario di un qualsiasi altro fascicolo quello della persona coinvolge ed impegna competenze di più UOR (unità operativa responsabile). Nel nostro Ateneo sono 14.

 Riferimenti normativi

Dal regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico per l’amministrazione – Gazzetta ufficiale del 29.12.1997 serie generale n. 301.

Il fascicolo della persona costituisce una serie archivistica

Art. 70: 1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario.

2. analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni  studente.

3. i fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.

 Attualmente il fascicolo del personale (sia docente che tecnico amministrativo) è gestito da più servizi, intendendo con “gestione” la possibilità di produrre ed elaborare documenti interni, in arrivo e in partenza nel fascicolo del personale.

 La diaspora degli uffici, delle rispettive funzioni con annesse competenze, ha prodotto nei fascicoli del personale una sedimentazione documentaria alluvionale tale da rendere improcastinabile un intervento che parta da una riorganizzazione archivistica, alla quale far seguire lo scarto dei documenti inutili e la messa a disposizione dei documenti fin qui prodotti in formato elettronico.

 Oltre a questo si rende necessario ricondurre ad un unicum il fascicolo del personale, fascicolando le “parcellizzazioni” degli uffici in una sola unità di conservazione.

In base alle attuali competenze (marzo 2001) i servizi coinvolti nella gestione del fascicolo del personale sono 14:

1                   Servizio affari legali – disciplinare, ricorsi, contenzioso

2                   Servizio amministrazione del personale – parte retributiva e assenze di ogni tipo

3                   Servizio innovazione e sistemi documentali (archivio generale di ateneo) – innovazione, fascicoli dell’archivio storico

4                   Servizio concorsi e carriere – concorsi, congedi, afferenze, prolungamento attività, affidamenti e contratti di insegnamento, trasferimenti interni ed esterni, cambi d’area, carriera del personale docente

5                   Servizio formazione – crediti formativi e del curriculum formativo

6                   Servizio organizzazione – inquadramenti, valutazione prestazioni, mobilità

7                   Servizio pensioni – riscatto, ricongiunzione, equo indennizzo e pensione privilegiata, quiescenza

8                   Servizio rapporti con le aziende sanitarie – contratti con le aziende ospedaliere e lo unità socio sanitarie

9                   Servizio relazioni sindacali e assunzioni – concorsi, selezioni, assunzioni del personale a tempo determinato e indeterminato, trasferimenti e variazione rapporto di lavoro, anagrafe delle prestazioni e autorizzazioni incarichi, certificazioni e stati di servizio, carriera del personale tecnico amministrativo

10               Servizio servizi sociali – provvidenze

11               Servizio economato – incidenti, infortuni, risarcimento danni

12               Servizio affari tributari e fiscali  – imposte, tasse, rimborsi, modello cud

13               Servizio statuto e regolamenti – decreti di nomina di incarichi o quant’altro

14               Servizio sicurezza e protezione  – tutela della salute, formazione del personale per la sicurezza dell’ambiente di lavoro

In prima battuta, gli uffici sono stati invitati a predisporre, per quanto di loro competenza, l’elenco dei documenti prodotti (inviati, spediti e interni) da conservare nel fascicolo del personale, indicando il tempo massimo di conservazione e la normativa di riferimento (leggi, regolamenti, decreti, contratti, statuto, etc.).

Fin’ora ciascuna UOR aveva aperto, gestendo e tenendo, un proprio fascicolo per la persona, quindi abbiamo, tanti fascicoli quanti sono gli uffici coinvolti per la stessa persona; procedimenti diversi nel contenuto e nel tempo, ma comunque che si riferiscono allo stesso soggetto. Ricostruire l’affare nella sua interezza (cioè ricostruire tutta la storia relativa allo stesso soggetto) è un’impresa ardua oltre al fatto dell’incertezza sulla totalità dei documenti esistenti.

Non è un problema fisico, ogni “cartellina” situata in diversi uffici, è un problema sostanziale. Manca, infatti quel vincolo logico che tiene uniti i documenti nell’unico fascicolo che è la PERSONA.

Solitamente un fascicolo, ovvero un affare, ovvero un procedimento amministrativo, è costituito da una serie di documenti che riferendosi ad uno stesso argomento hanno la medesima classificazione. Per il personale, invece, abbiamo lo stesso titolo (cioè la macro funzione) ma classi (micro funzioni) diverse a seconda dell’argomento trattato:

-         vincitore del concorso

-         decreto di assunzione

-         comandi e distacchi

-         applicazioni contrattuali e mansioni

-         carriera e inquadramenti

-         retribuzioni e compensi

-         adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi,

-         trattamento pre ruolo,

-         dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo,servizi a domanda individuale

-         assenze – presenze – missioni – malattie

-         tutela della salute e sorveglianza sanitaria,

-         giudizi di merito e provvedimenti disciplinari

-         formazione ed aggiornamento

-         trasferimento

-         cessazione.

Ogni classe solitamente costituisce un procedimento ed ha un tempo gestione e di conservazione regolato da normative diverse o,  dal buon senso e dalla prassi d’ufficio.

Il fascicolo della persona sarà pertanto, nel nostro titolario Titulus 97 VII/O col nome della persona o il numero di matricola. Le classi saranno dei sottofascicoli.

Ad ogni procedimento o parte di esso viene assegnato il tempo di conservazione/ scarto, così, nel tempo man mano saranno scartati i documenti esauriti e conservati quelli influenti.

Attenzione, ogni singola UOR , durante il procedimento, potrà intervenire sui documenti di propria competenza e non sui documenti di competenza di altre UOR, pur trattandosi dello stesso fascicolo, ciò ha un duplice vantaggio:

-         garantisce la privacy

-         evita accavallamenti e sovrapposizioni di atti non pertinenti all’unità che non ha competenze.

Altro aspetto molto importante: la segretezza. Vi sono, o vi possono essere, dei procedimenti penali, dei procedimenti disciplinari o quant’altro, vincolati dal segreto d’ufficio. Pensiamo ad alcuni atti giudiziari per i quali la segretezza durerà vita natural durante. A questo proposito abbiamo ritenuto opportuno mantenere staccato fisicamente e informaticamente il “sottofascicolo” che sostanzialmente costituisce un fascicolo a se stante.

Nella nostra sperimentazione, con la fattiva collaborazione delle diverse UOR interessate dell’Ateneo patavino, abbiamo potuto non solo individuare tutti i procedimenti possibili , ma anche intercettare la normativa relativa o evidenziare la prassi, il buon senso, mettendo in luce il lavoro capillare dei colleghi e facendo chiarezza sui procedimenti.

Come è stato condotto il progetto.

Abbiamo individuato le UOR e trasmesso loro delle linee guida per il progetto. In prima battuta, allo scopo di procedere alla redazione di un sistema informativo documentale, minimo, gli uffici sono stati invitati a inviare, per quanto di loro competenza l’elenco dei documenti prodotti (inviati o spediti e interni) da conservare nel fascicolo del personale, indicando il tempo massimo di conservazione e la normativa (leggi, regolamenti, decreti, contratti, statuto, etc.) di riferimento, secondo una tabella da noi in precedenza predisposta.

Con gli uffici abbiamo rivisto, poi, i singoli documenti.

A regime, l’organizzazione del fascicolo del personale dovrà prevedere:

a)     la responsabilità della tenuta e tutela da parte di un unico ufficio (fino all’archivio di deposito) che è stato individuato nell’ufficio Pensioni

b)    l’organizzazione interna secondo una logica archivistica per carriera

c)     lo scarto dei documenti inutili dopo una data determinata

d)    l’accesso ai documenti attraverso la consultazione informatica, limitando allo stretto necessario l’accesso ai locali di deposito

e)     l’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in formato nativo).

Sia durante che alla fine della carriera della persona, consultando il suo fascicolo potremo agevolmente ricostruire tutta la sua storia professionale.

Ricordo che la storia nasce dal presente e la sua memoria si proietta nel futuro se fissata ai documenti.

L’archivio nasce dal protocollo e quindi dal singolo documento prodotto o ricevuto.

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