Antonino Di Guardo
Ad personam: aspetti di organizzazione del lavoro
(relazione presentata alla 3ª Conferenza organizzativa - 5 maggio 2001)

La gestione del fascicolo nominale del personale dell’Università è una funzione fondamentale che deve essere garantita dall’Amministrazione Centrale delle università con un duplice scopo:

-         per l’Università che deve essere posta in condizione di conoscere con precisione la posizione complessiva di ciascuna persona che presta la propria opera per conto dell’Università;

-         per il personale, inteso in senso lato, cui si garantisce evidenza pubblica e certezza giuridico-probatoria di tutti gli atti, stati e fatti inerenti il rapporto professionale.

Da ciò deriva la necessità di creare, implementare, conservare e tutelare consapevolmente un fascicolo nominativo e di adottare criteri organizzativi che rispondano alle suddette finalità di tenuta e tutela, coniugandole a criteri razionali di efficacia ed efficienza nella gestione dei flussi documentali.

L’intuizione di affidare la responsabilità del fascicolo nominativo alla UOR a cui spetta la certificazione dell’attività professionale a fini contributivi e previdenziali si è rivelata alla luce dell’analisi, come fra breve illustrato, corretta e fattibile.

L’esistenza di un fascicolo nominativo ha due momenti funzionali alla sua stessa esistenza che ne registrano l’estensione temporale e che coincidono rispettivamente con l’inizio e la fine della prestazione svolta; infatti, tutto ciò che sta tra questi due termini sono eventi che arricchiscono di contenuti la vita professionale ma non li determinano.

Identificate le funzioni essenziali, il passaggio successivo è stato di individuare quale delle due fosse più rispondente ai criteri gestionali in essere dell’organizzazione.

Si è privilegiato il momento finale per due ragioni principali:

-         la prima quasi filosofica: ciò che finisce racchiude in sé anche le ragioni della nascita;

-         la seconda, legata alla recente evoluzione della PA: la diversificazione delle tipologie di rapporto di lavoro oggi presenti nella PA, pur non avendo omogeneità di inizio, ha omogeneità funzionale di trattamento in materia di obblighi assicurativi, previdenziali e contributivi.

Nel caso dello IUAV si è ritenuto corretto, sulla base del ragionamento su esposto, assegnare all’Ufficio Gestione posizioni assicurative e previdenziali la responsabilità della tenuta dei fascicoli nominativi del personale di qualunque tipologia (docente, tecnico amministrativo, collaborazioni coordinate e continuative etc.).

Nel concreto, sfruttando le possibilità offerte dal sistema informatizzato di gestione documentale degli atti amministrativi in uso allo IUAV, il modello organizzativo è il seguente:

-         a ciascuna UOR (Carriere, stipendi, formazione, etc.) è permessa l’associazione di atti e documenti, che derivano dall’esercizio delle rispettive funzioni, al fascicolo nominativo pertinente;

-         all’Ufficio Gestione posizioni assicurative e previdenziali spettano due compiti fondamentali:

1.      inserimento fisico nel fascicolo nominativo degli atti prodotti;

2.      coordinamento e controllo nella tenuta dei fascicoli nominativi in modo tale da garantire omogeneità alla serie archivistica.

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