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degli Studi di Padova Archivio generale di Ateneo |
Creata il 27 aprile 1998 |
Decreto del Presidente della Repubblica
27 giugno 1992, n. 352
(in Gazz. Uff. 29 luglio 1992, n.
177)
Regolamento per la disciplina
delle modalità di esercizio
e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2,
della legge 7 agosto 1990, n. 241,
recante nuove norme in materia
di procedimento amministrativo
e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
Il Presidente della Repubblica:
Visto l'art. 87 della Costituzione;
Visto l'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto l'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza generale
dell'11 maggio 1991;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione
del 19 giugno 1992;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri;
Emana il seguente regolamento:
Art. 1. Oggetto.
1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio
e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
in conformità all'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n.
241. 2. Le misure organizzative occorrenti per l'attuazione del diritto
di accesso sono adottate dalle amministrazioni interessate, ai sensi dell'art.
22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Art. 2. Ambito di applicazione.
1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è esercitato
nei confronti di tutte le pubbliche amministrazioni e dei concessionari
di pubblici servizi da chiunque vi abbia un interesse personale e concreto
per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
2. Il diritto di accesso si esercita, con riferimento agli atti del procedimento,
e anche durante il corso dello stesso, nei confronti dell'autorità
che è competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.
3. Il diritto di accesso s'intende realizzato con la pubblicazione, il
deposito o altra forma di pubblicità, comprese quelle attuabili
mediante strumenti informatici, elettronici e telematici, dei documenti
cui sia consentito l'accesso, secondo le modalità stabilite dalle
singole amministrazioni ai sensi dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto
1990, n. 241.
Art. 3. Accesso informale.
1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta,
anche verbale, all'ufficio dell'amministrazione centrale o periferico,
competente a formare l'atto conclusivo di procedimento o a detenerlo stabilmente.
2. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della
richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare
e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta,
far constare della propria identità e, ove occorra, dei propri poteri
rappresentativi.
3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è
accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie,
esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità
idonea.
4. La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, è
presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del
procedimento amministrativo.
Art. 4. Procedimento di accesso formale.
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta
in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente,
sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza
dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite
o sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato
contestualmente a presentare istanza formale.
2. Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente può
sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio è tenuto a
rilasciare ricevuta.
3. La richiesta formale presentata ad amministrazione diversa da quella
nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dalla stessa
immediatamente trasmessa a quella competente. Di tale trasmissione è
data comunicazione all'interessato.
4. Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni contenute
nei commi 2 e 4 dell'art. 3.
5. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni
a norma dell'art. 25, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, decorrenti
dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente o dalla recezione
della medesima nell'ipotesi disciplinata dal comma 3.
6. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l'amministrazione, entro
dieci giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente
con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare
la recezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla
presentazione della richiesta perfezionata.
7. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente o, su
designazione di questi, altro dipendente addetto all'unità organizzativa
competente a formare l'atto od a detenerlo stabilmente. Nel caso di atti
infraprocedimentali, responsabile del procedimento è, parimenti,
il dirigente, o il dipendente da lui delegato, competente all'adozione
dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo stabilmente.
Art. 5. Accoglimento della richiesta e modalità
di accesso.
1. Fatta salva la più specifica disciplina contenuta nelle misure
organizzative di cui all'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n.
241, il diritto di accesso si esercita secondo le modalità che seguono.
2. L'atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione
dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonchè
di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni,
per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.
3. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche
la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati
e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge
o regolamento.
4. L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato nell'atto di
accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla presenza, ove
necessaria, di personale addetto.
5. Salva comunque l'applicazione delle norme penali, è vietato asportare
i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni
su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
6. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona
da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di
cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate
in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere
in tutto o in parte i documenti presi in visione.
7. La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento
degli importi dovuti ai sensi dell'art. 25 della legge 7 agosto 1990, n.
241, secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni.
Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate.
Art. 6. Contenuto minimo delle misure organizzative
delle singole amministrazioni.
1. Le misure organizzative di cui all'art. 22, comma 3, della legge
7 agosto 1990, n. 241, riguardano in particolare: a) le modalità
di compilazione delle richieste di accesso, preferibilmente mediante l'uso
di prestampati; b) le categorie di documenti da pubblicare in luoghi accessibili
a tutti e i servizi volti ad assicurare adeguate e semplificate tecniche
di ricerca dei documenti, in particolare con la predisposizione di indici
e la indicazione dei luoghi di consultazione; c) la tariffa da corrispondere
per il rilascio di copie dei documenti di cui sia stata fatta richiesta;
d) l'accesso alle informazioni contenute in strumenti informatici che vanno
salvaguardate dalla distruzione o dalla perdita accidentale, nonchè
dalla divulgazione non autorizzata. In tali casi, le copie dei dati informatizzati
possono essere rilasciate sugli appositi supporti, ove forniti dal richiedente,
ovvero mediante collegamento in rete, ove esistente.
2. Le singole amministrazioni valutano altresì l'opportunità
di istituire un ufficio per le relazioni con il pubblico e comunque individuano
un ufficio che fornisca tutte le informazioni sulle modalità di
esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi.
Art. 7. Non accoglimento della richiesta.
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto
in via formale sono motivati, a cura del responsabile del procedimento
di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente, alla individuazione
delle categorie di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990,
n. 241, alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere
accolta così come proposta.
2. Il differimento dell'accesso è disposto ove sia necessario assicurare
una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24, comma 2, della
legge 7 agosto 1990, n. 241, o per salvaguardare esigenze di riservatezza
dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti,
in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon
andamento dell'azione amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata.
Art. 8. Disciplina dei casi di esclusione.
1. Le singole amministrazioni provvedono all'emanazione dei regolamenti
di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, con l'osservanza
dei criteri fissati nel presente articolo.
2. I documenti non possono essere sottratti all'accesso se non quando essi
siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli interessi indicati
nell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241. I documenti contenenti
informazioni connesse a tali interessi sono considerati segreti solo nell'ambito
e nei limiti di tale connessione. A tale fine, le amministrazioni fissano,
per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale periodo di tempo per
il quale essi sono sottratti all'accesso.
3. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso ove
sia sufficiente far ricorso al potere di differimento.
4. Le categorie di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990,
n. 241, riguardano tipologie di atti individuati con criteri di omogeneità
indipendentemente dalla loro denominazione specifica.
5. Nell'ambito dei criteri di cui ai commi 2, 3 e 4, i documenti amministrativi
possono essere sottratti all'accesso: a) quando, al di fuori delle ipotesi
disciplinate dall'art. 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla loro
divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla
sicurezza e alla difesa nazionale, nonchè all'esercizio della sovranità
nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali,
con particolare riferimento alle ipotesi previste nei trattati e nelle
relative leggi di attuazione; b) quando possa arrecarsi pregiudizio ai
processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica
monetaria e valutaria; c) quando i documenti riguardino le strutture, i
mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali
alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della
criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative,
alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni
e delle persone coinvolte, nonchè all'attività di polizia
giudiziaria e di conduzione delle indagini; d) quando i documenti riguardino
la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche,
gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi
epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale
di cui siano in concreto titolari, ancorchè i relativi dati siano
forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono. Deve
comunque essere garantita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti
amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere
i loro stessi interessi giuridici.
Art. 9. Richieste di accesso di portatori di
interessi pubblici e diffusi.
1. Le disposizioni sulle modalità del diritto di accesso di
cui al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle amministrazioni,
associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi.
Art. 10. Commissione per l'accesso.
1. Nell'esercizio della vigilanza sull'attuazione del principio di
piena conoscibilità dell'azione amministrativa, la commissione per
l'accesso, al fine di coordinare l'attività organizzativa delle
amministrazioni in materia di accesso e di garantire l'uniforme applicazione
dei princìpi, esprime parere sui regolamenti che le singole amministrazioni
adottano ai sensi dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n.
241, nonchè, ove ne sia richiesta, sugli atti comunque attinenti
all'esercizio e all'organizzazione del diritto di accesso.
2. Il Governo può sentire il parere della commissione per l'accesso
ai fini dell'emanazione dei regolamenti governativi di cui all'art. 24,
comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, delle loro modificazioni e
della introduzione di normative speciali comunque attinenti al diritto
di accesso.
3. È istituito presso la commissione per l'accesso l'archivio dei
regolamenti concernenti la disciplina del diritto di accesso previsti dall'art.
24 della legge 7 agosto 1990, n. 241. A tal fine, i regolamenti adottati
sono trasmessi alla commissione per l'accesso dai soggetti di cui all'art.
23 della citata legge n. 241 del 1990, nonchè, per il tramite dei
commissari di Governo e dei prefetti, dalle amministrazioni regionali e
locali.
Art. 11. Archivio delle istanze di accesso.
1. Al fine di consentire il più celere ed agevole esercizio
del diritto di accesso, ciascuna amministrazione istituisce, presso i propri
uffici, archivi automatizzati delle richieste di accesso.
2. Gli archivi contengono i dati ricognitivi, soggettivi, oggettivi e cronologici
della richiesta di accesso e sono costantemente aggiornati con le informazioni
attinenti al relativo corso.
3. I dati contenuti nei singoli archivi periferici confluiscono in un archivio
centralizzato costituito presso ciascuna amministrazione, collegato telematicamente
con i suoi uffici centrali e periferici per l'accesso diretto ai dati.
4. A tal fine, le amministrazioni costituiscono uffici centrali e periferici
contenenti le informazioni relative ai singoli procedimenti amministrativi,
nonchè un archivio centralizzato contenente i dati legislativi e
normativi relativi ai procedimenti di competenza.
5. Con appositi accordi le amministrazioni definiscono i termini e le modalità
tecniche per lo scambio, con sistemi automatizzati, delle informazioni
contenute nei rispettivi archivi.
6. Gli archivi devono essere compatibili con quello generale costituito
presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e, a questo fine, il Presidente
del Consiglio dei Ministri adotta un apposito atto di indirizzo e coordinamento
nei confronti delle regioni, su conforme parere della conferenza permanente
per i rapporti tra Stato, le regioni e le province autonome.
7. In attesa che le amministrazioni interessate provvedano a realizzare
gli archivi automatizzati, sono costituiti appositi archivi cartacei contenenti
le stesse informazioni.
Art. 12. Archivio centralizzato delle amministrazioni
pubbliche.
1. Ai fini dell'aggiornamento dell'archivio generale costituito presso
la Presidenza del Consiglio dei Ministri, le amministrazioni forniscono
alla Presidenza del Consiglio dei Ministri i dati e le notizie ritenuti
necessari e individuati in appositi questionari dalla commissione per l'accesso,
alla quale vengono periodicamente comunicate le risultanze delle elaborazioni
effettuate dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri.
2. L'archivio viene organizzato e gestito sulla base di apposite direttive
della commissione per l'accesso, che si avvale all'uopo del proprio ufficio
di segreteria.
Art. 13. Disciplina transitoria.
1. Nelle more dell'adozione dei regolamenti ministeriali concernenti
le categorie di documenti da sottrarre all'accesso, e in ogni caso non
oltre un anno dalla data di entrata in vigore del presente regolamento,
il diniego di accesso può essere opposto con provvedimento motivato
dal Ministro, per le amministrazioni dello Stato, e dall'organo che ha
la legale rappresentanza dell'ente, negli altri casi, in relazione alle
esigenze di salvaguardia degli interessi di cui all'art. 24, comma 2, della
legge 7 agosto 1990, n. 241, e con riferimento ai criteri delineati all'art.
8. 2. Decorso il termine di un anno di cui al comma 1, l'accesso non può
essere negato se non nei casi previsti dalla legge.
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