Manuale di gestione del protocollo informatico

(versione 2.0.1 del 27 aprile 2005)

Che cos’è, a chi e a che cosa serve il Manuale

L’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le Regole tecniche per il protocollo informatico, ordina alle pubbliche amministrazioni di redigere un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che qui si presenta nella sua seconda versione aggiornata.

Si tratta di uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad effettuare, può rappresentare un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio. Inoltre, una volta reso pubblico, secondo quanto previsto dalla normativa, esso potrà anche servire al cittadino-studente-cliente come primo livello di Carta dei servizi.

Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede infatti che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l’introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione, nonché la definizione delle linee strategiche legate al recordkeeping system (cioè al sistema archivistico) e al workflow management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate).

Questo Manuale è pertanto rivolto ai dirigenti, ai quadri e agli operatori di protocollo degli Atenei, come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili, ma anche alla governance di Ateneo, come strumento di supporto ai processi decisionali.

Il Manuale, però, non dispone ma descrive e organizza procedure e processi.

Per disporre, risulta necessaria la redazione di un Regolamento o delle Linee Guida di riferimento. A nostro avviso, l’utilizzo di forme ibride, cioè un manuale redatto anche con funzioni regolamentari-dispositive, sembra foriero di incoerenze anche nella gerarchia delle fonti.

Per queste ragioni, l’Università degli Studi di Padova con DR 11 dicembre 1997, n. 1, ha approvato il suo Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico per l’Amministrazione centrale (pubblicato nella G.U. 29.12.1997, n. 301), distinto dal Manuale di gestione che qui si presenta.

Il Manuale, infatti, come “atto di organizzazione”, descrive le fasi operative e organizzative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di continuità – dal protocollo all’archivio di deposito.

Alla fine del Manuale si trovano i riferimenti normativi, la bibliografia e un glossario dei termini tecnici usati più frequentemente.