Al rientro dall'Erasmus

Alla fine del soggiorno è obbligatorio:

  • consegnare i documenti di fine soggiorno al Servizio Relazioni Internazionali di Palazzo Bo specificati al seguente paragrafo e descritti nei menu a tendina;
  • sostenere il test di lingua OLS di fine soggiorno;
  • compilare online il Rapporto Narrativo EU Survey (il questionario di fine soggiorno);
  • provvedere al riconoscimento dei crediti maturati all'estero (è disponibile la tabella ECTS per la conversione dei voti).


Entro dieci giorni dalla Date of departure stabilita nell’attendance certificate dall’Università ospitante, è obbligatorio consegnare al Servizio relazioni internazionali, previo appuntamento, i seguenti documenti di fine soggiorno:

  • Attendance certificate originale – certificato di durata del soggiorno
  • in caso di esami sostenuti all’estero, solo se disponibile: Transcript of records originale – certificato degli esami;
  • in caso di tesi svolta all’estero: Short Evaluation Report for thesis work originale – attestazione del lavoro di tesi, ed eventuale Proposta di riconoscimento crediti per tesi svolta all’estero (solo se il docente relatore italiano è diverso dal docente che effettua il riconoscimento delle attività svolte all’estero, non è necessario l’originale);

È possibile delegare qualcuno alla consegna dei documenti.

Per prendere appuntamento è necessario effettuare il login alto a destra con credenziali di Uniweb. Nell’area Studenti Erasmus è possibile cliccare su “Consegna documenti di fine soggiorno 2016/2017”.

Nella stessa piattaforma, prima del giorno dell'appuntamento tutti gli studenti (anche tesisti e dottorandi) devono obbligatoriamente allegare il Learning Agreement definitivo controfirmato dall’Università partner allo stesso link cliccando su “Ultimo Learning Agreement firmato upload 2016/2017”.

 

Per Learning Agreement definitivo si intende:

  • se non è mai stato modificato, il primo Learning Agreement presentato, approvato in Uniweb dal docente di Padova e controfirmato dall'Università ospitante (il modello Standard Europeo scaricabile da Uniweb, non il Riepilogo). Deve essere allegato obbligatoriamente anche se è già caricato come "Primo Learning Agreement firmato".
  • se il primo LA è stato modificato, il modello Standard Europeo dell'ultimo LA modificato completo di firme.

Tutti gli esami superati presenti nel Transcript of Records (ToR) devono essere presenti nell'ultimo LA.


Nel caso in cui non sia possibile consegnare i documenti originali entro i 10 giorni, è possibile anticiparli entro lo stesso termine via mail a erasmus@unipd.it, fermo restando che è possibile procedere con il riconoscimento delle attività sostenute all’estero solo con l’acquisizione dei documenti originali.

  • Gli studenti che intendono laurearsi subito dopo il periodo Erasmus devono consegnare tutti i documenti di fine soggiorno almeno 30 giorni prima dell’inizio dell’appello di laurea.

Solo dopo aver consegnato i documenti di fine soggiorno, aver sostenuto il test OLS e aver compilato il rapporto narrativo EU Survey, è possibile ricevere il saldo della borsa e le eventuali integrazioni.

  L’Attendance certificate

L’Attendance Certificate è il certificato di durata del soggiorno da far compilare all'Università ospitante in uno dei sette giorni precedenti il rientro e attestante le date reali (giorno/mese/anno) dell'arrivo (Date of Arrival) e della partenza (Date of Departure), con data, firma e timbro originali. Va consegnato obbligatoriamente in originale al Servizio relazioni internazionali entro dieci giorni dalla Date of departure (anche se il transcript of records o le lettere di attestazione di tesi non sono ancora disponibili).

Ai fini del conteggio del periodo di mobilità e del relativo pagamento fanno fede le date dell’Attendance certificate, pertanto non sono accettate correzioni sul documento che non consentano una chiara comprensione delle date.

Il certificato in genere viene compilato dall'ufficio Relazioni internazionali o dall’ufficio Erasmus dell’Università ospitante (non dal docente coordinatore), secondo propri criteri. Alcune Università attestano la durata del soggiorno solo per il periodo strettamente necessario a seguire le attività accademiche concordate e a sostenere i relativi esami.

Le date attestate nell’Attendance certificate possono differire dalle date previste nel contratto finanziario, da ritenersi indicative in quanto il soggiorno all’estero deve essere giustificato da attività didattiche e non sempre è possibile stabilirlo in anticipo con precisione. Il contratto finanziario stabilisce il numero massimo di giorni che possono essere coperti dalla borsa Erasmus; se il periodo di permanenza indicato nell’attendance certificate è più breve rispetto al periodo previsto nel contratto finanziario, i giorni in eccedenza non vengono pagati. Allo stesso modo, il periodo di prolungamento eventualmente richiesto non verrà finanziato.

Il calcolo del periodo di mobilità svolto nell’ambito del Programma Erasmus+ Studio avviene "in giorni" considerando convenzionalmente tutti i mesi pari a 30 giorni e l'anno pari a 360 giorni. Il periodo di mobilità viene quindi conteggiato per mensilità intere pari a 30 giorni aggiungendo i giorni delle frazioni di mese.


Esempio: 
Mobilità prevista: 5 mesi pari a 150 giorni, dal 10/10/2014 al 10/03/2014
Mobilità effettuata in base al certificato di soggiorno: dal 16/10/2014 al 02/03/2015
Conteggio: 15 giorni per ottobre (dal 16 al 30 ottobre) + 120 giorni (mesi interi di novembre, dicembre, gennaio e febbraio) + 2 giorni per marzo (1 e 2 marzo), totale giorni di mobilità = 137 giorni.
Pagamento: 230/30 per 137 giorni pari a 1050,33 euro; oppure 280/30 per 137 giorni pari a 1278,66 euro.


La mancata presentazione del certificato di soggiorno, o la presentazione di un certificato non valido (senza firma/timbro, con data di emissione non corretta, o con cancellature e correzioni) comporta l'annullamento dello status Erasmus e la completa restituzione degli importi già liquidati.

  Transcript of records

Il Transcript of records è il certificato delle attività sostenute all’estero (esami, tesi, tirocinio) con relativi numero di crediti e valutazione, rilasciato dall’Università ospitante al termine del soggiorno e indispensabile per poter ottenere il riconoscimento. Perché siano riconosciute, tutte le attività presenti nel transcript of records, devono essere presenti nel Learning agreement preventivamente approvato in Uniweb dal docente di Padova e controfirmato dall’Università ospitante.

Se il transcript of records è disponibile prima del rientro a Padova, va consegnato in originale entro 10 giorni dalla Date of departure inserita nell’Attendance certificate. Vanno consegnati anche gli originali di eventuali certificati di esami di lingua sostenuti e non presenti nel transcript of records per i quali si richiede il riconoscimento.

Nel caso in cui il Transcript of records non sia ancora disponibile prima del rientro, lo studente deve chiedere all’Università ospitante di spedire il transcript of records originale per posta ordinaria al seguente indirizzo:

Università degli Studi di Padova
Servizio Relazioni Internazionali – Programma Erasmus+ Studio
via VIII Febbraio, 2
35122 Padova (Italy)

 

Per ottimizzare i tempi e poter procedere con il riconoscimento, è possibile chiedere all’Università ospitante di anticipare il transcript of records tramite posta elettronica all'indirizzo erasmus@unipd.it (non attraverso lo studente).

Solo i Transcript of records con firma digitale certificata (in genere si tratta di un codice alfanumerico che consente di verificare la validità della firma) possono essere consegnati direttamente dallo studente al Servizio Relazioni internazionali, anche via mail.

 

Per gli studenti che partecipano al bando Erasmus+ Studio a.a. 2016/17 è obbligatorio superare almeno un esame (se di lingua almeno di 5 CFU/ECTS) e/o attestare il lavoro di tesi e/o tirocinio comprensivo dell’attività di studio. In caso contrario è prevista la mobilità senza borsa Erasmus (zero grant) e tutte le somme già liquidate dovranno essere restituite e le eventuali integrazioni verranno annullate.

Per gli studenti che partecipano al bando Erasmus+ Studio a.a. 2017/18 è obbligatorio acquisire almeno 9 crediti. Per gli studenti che si recano all'estero per tesi e tirocinio la cui l'attività certificata non presenti l'assegnazione di crediti, vengono presi in considerazione i crediti registrati. In caso contrario è prevista la mobilità senza borsa Erasmus (zero grant) e tutte le somme già liquidate devono essere restituite e le eventuali integrazioni verranno annullate. Sono esclusi da tale regola gli studenti di dottorato.

  Attestazione del lavoro di tesi e/o tirocinio

Spesso nel transcript of records rilasciato dalle Università partner non vengono certificate le attività di ricerca per tesi e/o di tirocinio. In questi casi, per gli studenti che svolgono in tutto o in parte il lavoro di tesi all'estero è obbligatorio consegnare:

  • Short evaluation report for thesis work/traineeship: un'attestazione che prevede una breve descrizione del lavoro svolto e il numero di crediti riconosciuti per tesi e/o tirocinio, firmata dal supervisore estero con data, firma e timbro in originale
  • Proposta di riconoscimento crediti per tesi svolta all’estero: stabilisce il numero di crediti che il relatore italiano è disposto a riconoscere per il lavoro di tesi svolto all’estero (non è richiesto per l’attività di tirocinio). Necessario solo se il docente di riferimento per il riconoscimento delle attività svolte all’estero è diverso dal relatore italiano.

I fac-simili di questi documenti sono disponibili in fondo alla pagina

Importante: La sola attività di tirocinio non è ammessa dal Programma Erasmus+ Studio, pena l’annullamento della mobilità Erasmus+ Studio e la restituzione degli importi già liquidati, pertanto insieme all’attestato di tirocinio è sempre indispensabile presentare certificazione di attività di studio (esami, corsi di lingua, seminari).

  Il test linguistico OLS di fine soggiorno

È obbligatorio sostenere il test OLS alla fine del soggiorno. Le credenziali per accedere alla piattaforma OLS sono le stesse ricevute prima della partenza all'indirizzo di posta elettronica istituzionale (@studenti.unipd.it). Lo studente riceve un’email di notifica direttamente dalla piattaforma OLS quando è possibile sostenere il test, in base alla data di fine soggiorno impostata al primo accesso alla piattaforma che è possibile visualizzare in qualsiasi momento con le stesse credenziali di accesso.

  Il questionario finale: rapporto narrativo (EU Survey)

Dopo aver consegnato i documenti di fine soggiorno presso il Servizio relazioni internazionali, lo studente riceve una comunicazione all'indirizzo di posta elettronica istituzionale (@studenti.unipd.it) con il link e le chiavi di accesso per la compilazione online del Rapporto narrativo EU Survey, ossia il questionario di fine soggiorno predisposto dalla Commissione Europea. In caso di mancata compilazione del rapporto narrativo entro 30 giorni dalla comunicazione lo studente deve restituire l'intero importo delle somme già ricevute/percepite.

  Riconoscimento dell'attività sostenuta all'estero

Per procedere con il riconoscimento dell'attività svolta all'estero è necessario:

  • aver consegnato tutti i documenti di fine soggiorno originali al Servizio relazioni internazionali di Palazzo Bo;
  • aver ricevuto dal Servizio Erasmus della propria Scuola di Ateneo le informazioni su come procedere per ottenere il riconoscimento e il PDF protetto del transcript of records da caricare in Uniweb (sezione Mobilità internazionale > Compilazione Learning agreement >Transcript of records in corrispondenza del quale compare un pallino rosso). È possibile caricare il transcript of records solo se il Learning agreement è in stato Presentato o Approvato.

Importante: L'ultimo Learning agreement approvato in Uniweb deve contenere tutte le attività presenti nel Transcript of records/Short evaluation report for thesis work e la descrizione delle attività deve essere identica.

Il riconoscimento viene effettuato dal Presidente del Consiglio del proprio Corso di Studio (o delegato) o dal referente Erasmus o dal responsabile di flusso, in base alle indicazioni fornite dai Servizi Erasmus presso le Scuole di Ateneo.

Il Programma Erasmus+ Studio le seguenti tempistiche per il riconoscimento:

  • la documentazione necessaria per il riconoscimento deve essere presentata dallo studente entro 15 giorni dal ricevimento della stessa (fatte salve specifiche situazioni quali: concomitanza con periodi di ferie o festività) e comunque entro e non oltre il mese di dicembre;
  • la procedura di riconoscimento deve concludersi da parte degli organi competenti entro 5 settimane dal ricevimento della documentazione da parte dello studente.

E' possibile consultare le tabelle ECTS per la conversione dei voti.

  Modifica del codice IBAN

Nel caso in cui venga cambiato il codice IBAN dopo la firma del contratto finanziario, cioè durante il soggiorno all'estero o dopo il rientro, e' necessario modificare le coordinate in Uniweb e comunicare il cambiamento al Servizio Relazioni Internazionali compilando l'apposito modulo.

Servizio Relazioni Internazionali

Programma Erasmus+ Studio

Palazzo Bo - via 8 Febbraio 2,
35122 Padova - Italy,
tel. 049.8273061 - fax 049.8273060,
erasmus@unipd.it

Orario: da lunedì a venerdì 10.00 - 13.00, martedì e giovedì anche 15.00 - 16.30.