Università degli
Studi di Padova

Aggiornamento al
10 giugno 1998

Lettera di intenti
inviata a tutti i Rettori delle Università Italiane
per la creazione di un sistema archivistico
universitario nazionale
nell'ambito del progetto "Titulus 97"


UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PADOVA
DIREZIONE AMMINISTRATIVA – Archivio Generale di Ateneo
Palazzo del Bo – Via 8 Febbraio, 2 – 35122 – Padova - I
tel. 049/827.3527 – fax 049/827.3039 – email penzogi@ux1.unipd.it
— - —

Padova, 6 aprile 1998

Prot. n. 20010 - Vs. rif. n. = del =

Titolo: I - Classe: 7 Allegati: 2

Ai Magnifici Rettori delle Università italiane

e, p.c. Al Ministero dell’Università e della Ricerca scientifica e tecnologica

Al Ministero per i Beni culturali e ambientali - Uff. Centr. Beni archivistici

LORO SEDI

OGGETTO: Lettera di intenti per il progetto «Titulus 97».

Caro Collega,
per oltre due anni l’Università degli Studi di Padova ha lavorato al progetto «Titulus 97», riguardante la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico. Il progetto infatti si pone come obiettivo l’adozione da parte di tutti gli atenei italiani di un comune sistema di classificazione, in modo tale da creare uno standard nazionale per la gestione dei documenti universitari. Inizialmente — di concerto con il MURST e il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali — sono state coinvolte le uniche Università ad aver ottenuto per il loro archivio la dichiarazione di particolare importanza (ex DPR 1409 del 1963) e cioè Padova, Bologna e Palermo, alle quali si sono aggiunte, per loro espressa richiesta, anche quelle di Pisa, Roma Tre, Sassari, Siena, Udine, Venezia Ca’ Foscari e Venezia IUAV.

Tutti gli atenei italiani che lo desiderano possono partecipare a «Titulus 97» attraverso la sottoscrizione di una “Lettera di intenti”. Tale lettera impegna gli atenei a ricercare le forme scientificamente piú appropriate per giungere ad uno standard nazionale nel settore degli archivi universitari.

Il 22 e il 23 ottobre, inoltre, avrà luogo a Padova la «1ª Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane» nella quale, con il patrocinio già richiesto del MURST, della CRUI, del MBCA e l’Alto Patronato del Presidente della Repubblica, verranno presentati alla comunità scientifica i risultati del progetto, le sue implicazioni e le strategie per il 1999. Sottoscrivendo la “Lettera di intenti”, oltre ad aderire al progetto «Titulus 97», si aderirà anche alla «1ª Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane» (ulteriori informazioni in internet: http://www.unipd.it/ammi/archivio).

Per comodità allego due originali della “Lettera di intenti” (un originale dovrà essere restituito firmato allo scrivente entro il 15 maggio p.v.) ed una scheda informativa sul progetto «Titulus 97».

Con i migliori saluti

Il Rettore
Giovanni Marchesini


ALLEGATO 1
LETTERA DI INTENTI PER IL PROGETTO «TITULUS 97»
TRA L’UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI ...........
E L’UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PADOVA

Premesso che

a) l’Università degli Studi di Padova ha promosso il progetto denominato «Titulus 97», avente per obiettivo la redazione di un sistema informativo per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico;

b) è stata rilevata, in più riunioni collegiali, cui hanno volontariamente partecipato Atenei e Istituzioni varie, la necessità e l’urgenza di disporre di un sistema normalizzato di gestione dei documenti amministrativi, al fine di dare vita ad un sistema universitario nazionale;

c) è diffusa la consapevolezza che disporre di un sistema normalizzato di gestione dei documenti amministrativi, è più funzionale per migliorare, in generale, la qualità dei servizi della Pubblica Amministrazione e, in particolare, per facilitare l’accesso agli atti e allo stato dei procedimenti amministrativi, previsti dalla Legge n. 241/1990;

d) l’Università degli Studi di Padova sta sperimentando, con propri oneri, il nuovo sistema informativo per la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi, dal protocollo all’archivio storico; ed in particolare sia per l’Amministrazione centrale che per le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo statuto: 1) il Titolario di classificazione, con relativi indici, 2) il Regolamento per la gestione, tenuta e la tutela dei documenti amministrativi; 3) il Massimario di conservazione e di scarto.

e) la sperimentazione di cui sopra — che è in corso presso il Dipartimento di Ingegneria Meccanica dell’Università medesima dal 14 luglio 1997 e presso l’Amministrazione centrale dall’11 novembre 1997 — si concluderà il 31 maggio 1998;

f) l’Università degli Studi di Padova sta elaborando le specifiche di un software per la gestione, tenuta e tutela dei documenti dal protocollo all’archivio storico;

g) gli Atenei e le Istituzioni che hanno partecipato alle riunioni hanno unanimemente condiviso che il progetto «Titulus 97» rappresenta il primo e significativo passo verso il predetto e auspicato sistema;

e che

h) il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, con nota n. 3.856.8767.VE.4.2. del 16.03.1998, allegata alla presente, ha invitato le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio a divulgare presso gli Atenei italiani il progetto «Titulus 97» con l’intento di promuovere progetti di riorganizzazione dei servizi di protocollo e archivio, sollecitando anche la sperimentazione del titolario di classificazione;

si conviene che

1. l’Università degli Studi di Padova, terminata la sperimentazione, produrrà un documento-relazione che riferirà sull’andamento della sperimentazione medesima, contenente la stesura definitiva delle “norme”, di cui al punto d);

2. l’Università degli Studi di Padova produrrà, inoltre, entro aprile 1998, un documento con le specifiche informatiche del già richiamato software per la gestione del protocollo;

3. al fine di divulgare le implicazioni del progetto e i risultati della predetta sperimentazione, il 22 e 23 ottobre 1998 avrà luogo presso l’Università degli Studi Padova un apposito convegno scientifico, denominato 1ª Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane, cui aderiranno i sottoscrittori della presente Lettera di intenti;

4. l’Università degli Studi di Padova, nell’assumere il ruolo di coordinatore del progetto, organizzerà appositi corsi di formazione per addetti al protocollo, afferenti agli Atenei e alle Istituzioni, sottoscrittori della presente Lettera di intenti (almeno due corsi della durata di tre giorni ciascuno: uno per l’Amministrazione Centrale e uno per le strutture);

5. i sottoscrittori della presente Lettera di intenti, condividendo quanto in premessa, si impegnano a pervenire, nel più breve tempo possibile, alla formalizzazione di un sistema universitario nazionale di gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi, a mezzo apposita convenzione da stipularsi tra gli Atenei sottoscrittori della presente Lettera di intenti, attraverso la quale verrà proposto un testo concertato con il MURST e il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali sugli obiettivi, gli obblighi, i diritti e i costi;

6. è fatta salva, nell’ambito del predetto sistema, l’autonomia dei singoli Atenei e Istituzioni di avvalersi di propri softwares.

Padova, 6 aprile 1998

Nome: prof. Alberto MIRANDOLA
Qualifica: Presidente della Commissione Archivi e Delegato del M. Rettore per Titulus 97
Recapiti
: tel. 049/827.3527 - fax 049/827.3079
email: penzogi@ux1.unipd.it


firma .........................................................................

Elenco delle Università italiane che hanno aderito a «Titulus 97»



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