Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo

 

 

 

Premessa

Con l’entrata in vigore del DPR 20 ottobre 1998, n. 428 sul protocollo informatico, come regolamento applicativo della legge “Bassanini 1”, si è definitivamente aperta una serie di scenari per la comunicazione tra gli Atenei italiani e, più in generale, tra la Pubblica amministrazione (centrale e locale; cfr. il progetto PAC-PAL) e i cittadini /studenti.

Le regole tecniche del DPR 428/98, approvate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) ancora lo scorso 2 dicembre 1999 ed emanate dal recentissimo DPCM 31 ottobre 2000, introducono per la prima volta nella normativa italiana un approccio alla rappresentazione e all’interscambio di dati, informazioni e documenti attraverso l’utilizzo dello standard XML utilizzando la RUPA e, più in generale, la rete attraverso la posta elettronica.

In questo senso, nell’adunanza del 18 maggio 2000, l’AIPA ha istituito un Gruppo di lavoro per lo studio e la realizzazione di progetti esecutivi sulla Integrazione dei dati e interoperabilità dei sistemi informativi attraverso XML. Questo Gruppo di lavoro dovrebbe terminare l’attività entro il dicembre 2000 - gennaio 2001.

Al di là dei finanziamenti comunque previsti dall’AIPA e dal progetto di e_government, approvato il 22 giugno 2000 dal Consiglio dei ministri, risulta comunque importante che gli atenei italiani aderenti allo standard Titulus 97, approvino un’azione strategica che permetta l’utilizzo delle possibilità di scambio di documenti e fascicoli archivistici strutturati attraverso XML. Ciò risulterà ancora più semplice, e con maggiori risparmi in economia di scala, per quelli che hanno scelto la stessa ditta per la fornitura del software di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali.

Si è elaborato quindi il presente progetto, denominato Emissione XML tra registrature di Ateneo, in sigla eXtra, per gli Atenei che hanno finora sperimentato o si apprestano ad utilizzare come sistema archivistico lo standard per le università italiane Titulus 97.

Tra questi, quelli che hanno manifestato la volontà di aderire al progetto eXtra sono l’Università degli Studi di Bari, l’Università degli Studi di Bologna, l’Università degli Studi del Molise, l’Università degli Studi di Padova, l’Università degli Studi di Pavia, l’Università degli Studi di Trieste, l’Università Ca’ Foscari di Venezia e l’Istituto universitario di architettura di Venezia.

Il progetto si avvarrà della collaborazione dell’Ufficio centrale per i beni archivistici (Ministero per i beni e le attività culturali), delle Soprintendenze archivistiche competenti per territorio e della necessaria assistenza tecnico-scientifica dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.

 

Che cos’è XML

Nel febbraio del 1998, il World Wide Web Consortium (W3C) ha rilasciato la versione 1.0 (finora l’unica) delle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML). Il progetto prevede la definizione di un gruppo di specifiche, che raccogli oltre a XML anche quelle per la gestione dei link (XLL) e per la rappresentazione (XSL).

Si tratta quindi di un linguaggio di markup, cioè di marcatura, che consente di definire e attribuire un senso strutturato ai dati. Ciò significa che, ad esempio, le informazioni sulla data di nascita 01/02/1998 non vengono interpretate come la cifra 1.021.998, ma il campo 01 ha valore di giorno 1°, il campo 02 ha valore di mese di febbraio, il campo 03 ha valore di anno 1998.

Essendo del testo, per così dire “puro”, il contenuto non ha alcun attributo di carattere rappresentativo. Ciò significa che chi scrive in XML scrive dati, che poi saranno rappresentati attraverso degli appositi linguaggio di rappresentazione.

Per chi volesse approfondire, si consiglia un breve corso in internet: http://www.html.it/xml/index.html

 

I livelli di interoperabilità

Le regole tecniche sul protocollo informatico previste dal DPR 428/98, di imminente emanazione, prevedono espressamente che (art. 18) «i dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10-febbraio-1998)».

È necessario ora procedere alla redazione dei files DTD (Document Type Definition) o XML Schema contenenti le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai documenti protocollati che è possibile scambiarsi per via telematica.

Ovviamente lo scambio dei dati attraverso il protocollo informatico avverrà utilizzando lo standard Titulus 97, che prevede due tipologie di elementi: quelli legati alla registratura e quelli legati al protocollo gestionale. Oltre a questi, dovranno essere previsti anche quelli indicati dal DPR 428/1998.

 Possiamo, a questo punto, ipotizzare tre livelli di interoperabilità attraverso l’utilizzo di XML:

a)      Scambio tra Università e PAC-PAL in genere, basato su cinque dei sei elementi della registratura, più alcuni in ricezione;

b)      Scambio tra Università e Università aderenti allo standard Titulus 97, basato sugli elementi della registratura e sul sistema di gestione e archiviazione dei documenti (registratura + titolario + records management);

c)      Scambio tra Università e Università aderenti allo standard Titulus 97 e aderenti al progetto In Itinere), basato su registrature e su sistemi di gestione e archiviazione e proceduralizzazione (registratura + titolario + records / worflow management).

 

Esaminiamo allora nel dettaglio i tre livelli appena descritti.

Scambio tra Università e PAC-PAL in genere

Lo scambio dei dati tra gli Atenei e la Pubblica amministrazione centrale (PAC) e la Pubblica amministrazione locale (PAL) può avvenire attraverso le informazioni registrate nei campi della registratura, con l’eccezione del campo destinatario, ovvero:

·           a) Numero di protocollo

·           b) Data di registrazione

·           c) Oggetto

·           d) Numero degli allegati

·           e) Descrizione degli allegati

A queste informazioni, va aggiunto il codice dell’Amministrazione mittente, che servirà per riempire il campo del mittente nel protocollo dell’Amministrazione ricevente. Questo codice, così come previsto dall'art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000, deve essere registrato nell'Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee.

In ricezione, il numero di protocollo dovrà riempire nel protocollo dell’Amministrazione ricevente il campo riservato ai riferimenti per le consultazioni per via telematica.

Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:

 

Amministrazione X

 

Amministrazione Y

Numero di protocollo

è

Riferimento esterno

Data di registrazione

è

Data del documento ricevuto

Oggetto

è

Oggetto

Numero allegati

è

Numero allegati

Descrizione allegati

è

Descrizione allegati

Codice amministrazione

è

Mittente

 

3.2       Scambio tra Università e Università aderenti a Titulus 97

Oltre agli elementi previsti al punto 3.1, possiamo prevedere di aggiungere quelli relativi al sistema di classificazione e alla gestione del documento (sia cartaceo che informatico).

Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:

 

Amministrazione X

 

Amministrazione Y

Numero di protocollo

è

Riferimento esterno

Data di registrazione

è

Data del documento ricevuto

Oggetto

è

Oggetto

Numero allegati

è

Numero allegati

Descrizione allegati

è

Descrizione allegati

Codice amministrazione

è

Mittente

Classificazione documento

è

Classificazione documento

Documento informatico

è

Documento informatico

Impronta

è

Impronta

Selezione / Scarto

è

Selezione / Scarto

 

Scambio tra Università e Università aderenti a Titulus 97 e In Itinere

Oltre agli elementi previsti al punto 3.2, possiamo prevedere di aggiungere quelli relativi alla gestione dei procedimenti amministrativi.

Ecco una esemplificazione in un ipotetico flusso da X a Y:

 

Amministrazione X

 

Amministrazione Y

Numero di protocollo

è

Riferimento esterno

Data di registrazione

è

Data del documento ricevuto

Oggetto

è

Oggetto

Numero allegati

è

Numero allegati

Descrizione allegati

è

Descrizione allegati

Codice amministrazione

è

Mittente

Classificazione documento

è

Classificazione documento

Documento informatico

è

Documento informatico

Impronta

è

Impronta

Selezione / Scarto

è

Selezione / Scarto

Area organizzativa omogenea

è

Area organizzativa omogenea/Mittente

Responsabile del procedimento

è

Responsabile del procedimento/Mittente

Nome procedimento

è

Nome procedimento

Tempo

 

Tempo

Procedura

 

Procedura

 

Un elenco delle informazioni da inserire nei DTD o XML Schema sono descritte nell’allegato 1 del presente progetto.

 


Atenei coinvolti

Università degli Studi di Bari

Innocenzo Santoro

Direttore amministrativo

 

 

Oronzo Sciacovelli

Presidente Centro servizi informatici

 

 

Carolina Ciccarelli

Area org. e sviluppo

 

 

Mario De Zio

Commissione archivi

 

 

Università degli Studi di Bologna

Ines Fabbro

Direttore amministrativo

051 2099934

da@ammc.unibo.it

Carlo Polacchini

Dirigente area org. e sistemi

051 2099085

cpolacchini@cesia.unibo.it

Michele Toschi

Servizio banche dati

051 2099388

mtoschi@ammc.unibo.it

Università degli Studi del Molise

Angela Tomaro - Vice Dirigente
Mario Massimo Petrone - Direttore del CSI
Anna Maria Palangio - Responsabile dell’Archivio Generale

Università degli Studi di Padova

Giuseppino Molinari - Direttore amministrativo
Francesco Bombi - Pro Rettore ai sistemi informatici e telematici
Alberto Mirandola - Presidente della Commissione archivi
Gianni Penzo Doria - Direttore dell’Archivio Generale
Alberta Panti - Direttore del Centro di Calcolo
Raffaele Dei Campielisi - Funzionario del Centro di Calcolo

Università degli Studi di Pavia

Teresa Lucia Colombo - Archivio Generale

Università degli Studi di Trieste

Chiara Ricci Zingone - Direttore amministrativo
Dario Roccavini - Capo Ripartizione Affari Generali
Dario Inchingolo - Prorettore ai sistemi informatici

Università Ca’ Foscari di Venezia

Giuseppe Marcon - Presidente della Commissione archivi
Ada Maria Pedone - Archivio Generale
Marino Gasparini - Servizi informatici
Gennaro Capasso - Archivio Generale

Istituto universitario di architettura di Venezia

Pier Paolo Minelli - Direttore amministrativo
Nino Di Guardo - Direttore amministrativo vicario
Monica Martignon - Archivio Generale
Giacomo Aimasso - Servizio innovazione e sistemi informatici

 


 

Progetto eXtra

allegato 1

Di seguito riportiamo una descrizione informale delle informazioni utili ai fini della registrazione di documenti trasmessi per via telematica fra le varie amministrazioni. Si tratta di un documento di lavoro, non ancora alla data (dicembre 2000) validato dal Gruppo nazionale di lavoro.

-          La prima parte si riferisce ai dati essenziali per la registrazione dei documenti

-          La seconda parte descrive le informazioni supplementari, utili per un maggior dettaglio della registrazione

-          La terza parte descrive la struttura dati idonea alla rappresentazione di un fascicolo

-          La quarta parte descrive la struttura dati idonea alla rappresentazione di un procedimento

 

NOME

TIPO

LUNG

SIGNIFICATO INFORMALE

ASSOCIAZIONI

NOTE

COD_SIDA

ALFA

7

Codice dell'Amministrazione mittente (4 char) e AOO(3 char)

 

 

DATA_PROT

DATA

 

Data protocollo nel formato gg/mm/aaaa

 

 

NUM_PROT

INT

7

Numero di protocollo ‘0 filled’ es. 0000123

 

 

OGGETTO

TESTO

Variabile

Oggetto del documento (lunghezza minima 30 caratteri). Può contenere riporti a capo

 

La lunghezza è imposta ad almeno 30 car. per "dare un senso" all'oggeto e favorire l'information retrieval testuale (stiamo costruendo un thesaurus)

MITTENTE

ALFA

Variabile

Nome ufficio mittente

 

 

FIRMAT_MIT

ALFA

Variabile

Firmatario del documento (non obbligatorio)

 

Serve alla ricerca; di solito si sa chi ha scritto, ma non l'ente codificato a cui chi ha scritto appartiene. Evita incertezze nell'elaborazione dell'anagrafica: Rutelli Francesco - Sindaco di Roma oppure Sindaco di Roma [Rutelli Francesco]

CF_MIT

ALFA

16

Codice fiscale / Partita IVA mittente (non obbligatorio)

 

 

INDIR_MIT

ALFA

Variabile

Indirizzo completo del mittente (via, cap, località, provincia)

 

 

TEL_MIT

ALFA

Variabile

Numero telefonico del mittente (non obbligatorio)

 

 

FAX_MIT

ALFA

Variabile

Numero fax del mittente (non obbligatorio)

 

 

EMAIL_MIT

ALFA

Variabile

Indirizzo e-mail della casella di protocollo del mittente

 

 

PER OGNI DESTINATARIO (almeno 1 obbligatorio)

 

COD_SIDA_DEST

ALFA

7

Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO destinataria (per verifica)

 

 

DESTINAT

ALFA

Variabile

Nome dell’ufficio destinatario

 

 

CA_DEST

ALFA

Variabile

Nominativo della persona cui inviare il documento (cortese attenzione) (non obbligatorio)

 

Serve alla ricerca ed evita incertezze nell'elaborazione dell'anagrafica

CF_DEST

ALFA

16

Codice fiscale / Partita IVA destinatario (non obbligatorio)

 

 

INDIR_DEST

ALFA

Variabile

Indirizzo completo del destinatario (via, cap, località, provincia)

 

 

TEL_DEST

ALFA

Variabile

Numero telefonico del destinatario (non obbligatorio)

 

 

FAX_DEST

ALFA

Variabile

Numero fax del destinatario (non obbligatorio)

 

 

TIPO_DEST

ALFA

Variabile

Indica se il destinatario del documento sia il destinatario principale o semplicemente per conoscenza (non obbligatorio)

 

Serve per la gestione delle informazioni ai responsabili di UOR

 

 

INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI

 

CLASSIF

ALFA

Variabile

Indice di classificazione. Viene espresso nella forma:

<titolo>/<classe>[/<sottoclasse>] - <descrizione>

dove:

<titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani;

<classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<descrizione>: descrive la classificazione del documento

 

Si è scelto il livello di classificazione a 3 livelli: titolo e classe (predeterminati) e fascicolo (a seconda delle esigenze del RPA e dei procedimenti/affari istruiti)

IMG

ALFA

Variabile

nome del file o dei file allegati (uno per riga) contenenti l’immagine grafica del documento  (TIFF, JPEG, BMP)

 

 

TIT_IMG

ALFA

Variabile

Descrizione associata ad ogni file (una per riga) contenente l’immagine grafica del documento

 

 

FILE_EXT

ALFA

Variabile

Nome del file o dei file allegati (uno per riga) contenenti l’immagine elettronica del documento (PDF, XML, RTF, DOC, XLS, DWG, ecc.)

 

 

FILE_EXT_D

ALFA

Variabile

Descrizione associata ad ogni file contenente l’immagine elettronica del documento

 

 

NOTE

TESTO

Variabile

Annotazioni

 

 

IND_REP_FASC_MIT

ALFA

Variabile

Indice di repertorio del fascicolo del mittente  entro il quale è inserito il documento

N UM_FASC (numero di repertorio del fascicolo)

 

IND_REP_FASC_DEST

ALFA

Variabile

Indice di repertorio del fascicolo del destinatario  entro il quale inserire il documento

 

 

COD_PROC

ALFA

8

Numero del procedimento cui associare il documento

NUM_PROC (identificativo univoco di procedimento)

Dato primario per la tabella dei procedimenti amministrativi

IMPRONTA

ALFA

Variabile

Impronta di tutti i campi ed allegati escluso il presente campo

 

 

 

 

 

INFORMAZIONI SUL FASCICOLO

 

COD_SIDA

ALFA

7

Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO

 

 

ANNO_FASC

NUM

4

Anno di apertura fascicolo

 

 

FINE_FASC

NUM

4

Anno di chiusura fascicolo

 

 

NUM_FASC

ALFA

Variabile

Numero di repertorio del fascicolo. E’ composto da:

<titolo>/<classe>[/<sottoclasse>].<progressivo>[.<progressivo>]…

dove:

<titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani;

<classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<progressivo>: numero progressivo di tre cifre, legato a titolo e classe, che identifica in maniera univoca il fascicolo. Ogni ulteriore progressivo presente nel numero del fascicolo, rappresenta un sotto fascicolo

 

Ad. Es: VIII/3.002.005 rappresenta il sottofascicolo 5 del fascicolo 2 relativo alla classificazione VIII/3).

OGGETTO_FASC

ALFA

Variabile

Descrizione del fascicolo

 

Anche qui verrà applicato un sistema di strutturazione degli oggetti

C_PER_FASC

ALFA

8

Codice del responsabile del fascicolo (RPA)

E’ la chiave primaria della tabella ‘Persone Interne’ nel DB Strutture

DB_STRUTTUR.PERSONE_INT

 

PERS_FASC

ALFA

Variabile

Responsabile del fascicolo (RPA)

 

 

C_UFF_FASC

ALFA

8

Codice dell’ufficio responsabile del fascicolio (UOR)

E’ la chiave primaria della tabella ‘Strutture Interne’ nel DB Strutture

DB_STRUTTUR.STRUTTURE_INT

 

UFF_FASC

ALFA

Variabile

Ufficio responsabile (UOR)

 

 

SCARTO

INT

2

Periodo in anni oltre il quale il fascicolo può essere selezionato per la conservazione o lo scarto

 

Il numero varia da 1 - 5- 10 anni oppure a conservazione illimitata. In questo modo, direttamente dal protocollo, si crea il report per la proposta di elimazione dei documenti inutili (scarto)

 

 

 

 

 

 

 

PER OGNI DOCUMENTO / FASCICOLO / PROCEDIMENTO ASSEGNATO AL FASCICOLO CORRENTE

DATA_ASS

DATA

8

Data di assegnazione

 

 

TIPO_LINK

ALFA

1

Identifica il tipo di oggetto collegato (‘D’: documento; ‘F’: fascicolo; ‘P’: procedimento)

 

 

LINK

ALFA

Variabile

Codice identificativo del documento / fascicolo / procedimento assegnato

NUM_PROT, NUM_FASC, NUM_PROC

 

 

INFORMAZIONI SULL’ISTANZA DI UN PROCEDIMENTO

 

COD_SIDA

ALFA

7

Codice identificativo dell'Amministrazione e dell'AOO

 

SIDA: Sistema informatico di Ateneo

NUM_PROC

ALFA

8

Identificativo univoco del procedimento

 

 

CLASSIF_PR

ALFA

Variabile

Indice di classificazione. Viene espresso nella forma:

<titolo>/<classe>[/<sottoclasse>] <descrizione>

dove:

<titolo>: primo livello di classificazione; viene espresso in numeri romani;

<classe>: secondo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<sottoclasse>: terzo livello di classificazione; viene espresso in numeri arabi;

<descrizione>: descrive la classificazione del procedimento

 

 

COD_TIPOLOGIA

ALFA

7

Identifica la tipologia di procedimento cui il procedimento attuale appartiene, coincide con la chiave primaria del db ‘Procedimenti Tipo’

 

 

TIPOLOGIA

ALFA

Variabile

Descrizione della tipologia del procedimento

 

 

OGGETTO_PROC

ALFA

Variabile

Descrizione dell’istanza del procedimento

 

 

C_PERS_RESP

ALFA

8

Codice della persona responsabile

 

 

C_UFF_RESP

ALFA

8

Codice dell’ufficio responsabile

 

 

PERS_RESP

ALFA

Variabile

Persona responsabile

 

 

UFF_RESP

ALFA

Variabile

Ufficio responsabile

 

 

SCADENZA

DATA

 

Scadenza prevista per il procedimento (gg/mm/aaaa)

 

 

RICHIEDENTE

ALFA

Variabile

Indicazione del nominativo dell’ente o persona la cui richiesta ha attivato il procedimento

 

 

ANNO_APERTURA

INT

4

Anno di apertura del procedimento

 

 

ANNO_CHIUSURA

INT

4

Anno di chiusura del procedimento

 

 

 

PER OGNI PROCEDIMENTO ASSEGNATO AL PROCEDIMENTO CORRENTE:

 

DATA_ASS

DATA

8

Data di assegnazione

 

 

LINK

ALFA

Variabile

Codice identificativo del procedimento assegnato

NUM_PROC

 

 

 

ITER DEL PROCEDIMENTO
Ogni procedimento prevede tipicamente più attività, per ognuna delle quali:

 

NUM_ATT

INT

3

Progressivo di attività

 

 

DESCR_ATT

ALFA

Variabile

Descrizione della attività

 

 

INIZIO_ATT

DATA

8

Data di inizio attività

 

 

DURATA_ATT

INT

4

Durata massima in giorni per la conclusione della attività

 

 

FINE_ATT

DATA

8

Data di conclusione della attività

 

 

DIP_ATT

ALFA

Variabile

Regole di dipendenza della attività. In questo devono essere espresse le regole di dipendenza della attività che la precedono, ad es.:    a1 and (a2 or a3)

 

 

SOGG_ATT

ALFA

Variabile

Descrizione del soggetto che compie l’azione

 

 

TIPO_DOC_ATT

ALFA

1

Identifica la tipologia di documento che l’evasione della attività andrà a produrre (‘A’: arrivo; ‘P’: partenza; ‘I’: tra uffici) (opzionale – non indicando alcuna tipologia di documento, l’evasione di una attività non comporterà la produzione di alcun documento)

 

 

MITT_DEST_ATT

ALFA

Variabile

Mittente o destinatario (a seconda della tipologia di documento da produrre)

 

 

OGGETTO_ATT

ALFA

Variabile

Indica il testo da proporre come oggetto del documento da generare in seguito all’evasione della attività.

 

 

DOC_TIPO_ATT

ALFA

Variabile

Nome del documento tipo sulla base del quale produrre un nuovo documento contenente le informazioni recuperate dal procedimento (opzionale)

 

 

ESEGUI_PRIMA

ALFA

Variabile

Comando da eseguire prima dell’inizio dell’attività corrente, se il valore di ritorno è positivo esegui l’attività, altrimenti riprova dopo una certa pausa impostata come parametro

 

 

ESEGUI_DOPO

ALFA

Variabile

Comando da eseguire al termine dell’attività corrente, se il valore di ritorno è positivo prosegui con l’esame delle attività successive, altrimenti riprova dopo una certa pausa impostata come parametro

 

 

 * * *

Scarica l'articolo:
Due nuovi progetti per gli archivi universitari: eXtra ed EuroTitulus, "Il Mondo degli archivi", IX/2 (2001), pp. 45-49.


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 Ultimo aggiornamento: 7 gennaio 2008