Ad personam
progetto per la gestione, tenuta e tutela del fascicolo di persona
(progetto presentato nel maggio 2000 - Collegato al progetto Cartesio)

Attualmente, il fascicolo del personale (sia docente che tecnico amministrativo) è gestito da più servizi, intendendo con “gestione” la possibilità di produrre documenti interni, in arrivo e in partenza da inserire nel fascicolo del personale.

La diaspora degli uffici, delle rispettive funzioni con annesse competenze, hanno prodotto nei fascicoli del personale una sedimentazione documentaria alluvionale tale da rendere improcrastinabile un intervento che parta da una riorganizzazione archivistica, alla quale far seguire lo scarto dei documenti inutili e la messa a disposizione dei documenti fin qui prodotti in formato elettronico.

 Oltre a questo si rende necessario ricondurre ad un unicum il fascicolo di personale, fascicolando le "parcellizzazioni" degli uffici in una sola unità di conservazione.

 In base alle competenze del settembre 2000, i servizi coinvolti nella gestione del fascicolo del personale sono i seguenti:

1.      Servizio Affari legali - disciplinare

2.      Servizio Amministrazione del personale - parte retributiva e assenze

3.      Servizio Archivio Generale di Ateneo - fascicoli dell’archivio storico

4.      Servizio Concorsi e Carriere - carriera

5.      Servizio Formazione - crediti formativi (da studiare)

6.      Servizio Organizzazione - mobilità

7.      Servizio Pensioni - quiescenza

8.      Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere - contratti ASL

9.      Servizio Relazioni sindacali e assunzioni - autorizzazioni e certificazioni

10.  Servizio Servizi sociali - provvidenze

 In prima battuta, allo scopo di procedere alla redazione di un sistema informativo documentale minimo, gli uffici sono invitati a inviare, per quanto di loro competenza l’elenco dei documenti prodotti (inviati, spediti e interni) da conservare nel fascicolo del personale, indicando il tempo massimo di conservazione e la normativa (leggi,  regolamenti, decreti, contratti, statuto, etc.) di riferimento, secondo la tabella allegata.

Si raccomanda di segnalare puntualmente i riferimenti normativi e di esprimere il tempo di conservazione in anni oppure indicando "illimitato".

 L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà prevedere a regime:

a)      La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un unico ufficio (fino all’archivio di deposito);

b)      L’organizzazione interna secondo una logica archivistica per carriera;

c)      Lo scarto dei documenti inutili dopo una data determinata;

d)      L’accesso ai documenti attraverso la consultazione informatica, limitando allo stretto necessario l'accesso ai locali di deposito;

e)      L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in formato nativo).

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• Massimario per il fascicolo di personale - 1ª parte - Personale tecnico amministrativo (2010)

• Ad personam: Prime rilevazioni (2000-2001)

• Antonino Di Guardo, Ad personam: aspetti di organizzazione del lavoro (2001)

• Donatella Mazzetto, Ad personam: un progetto per la riorganizzazione del fascicolo del personale (2001)

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